Cập nhật ngày 23/11/2019 - 10:03:54

           

Triển khai áp dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI:

Doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận công cụ quản trị hướng đến năng suất, chất lượng, hiệu quả

- Trong khuôn khổ Nhiệm vụ khoa học công nghệ “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” này thuộc khuôn khổ Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất chất lượng và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại quyết định số 712/QĐ-TTg ngày 21/05/2010 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, Bộ Khoa học Công nghệ là cơ quan quản lý, Trường Đại học Ngoại thương là đơn vị chủ trì và PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm nhiệm vụ.

PGS, TS Nguyễn Xuân Minh – Chủ nhiệm nhiệm vụ phát biểu khai mạc hội thảo tại Đà Nẵng

Chương trình hỗ trợ cho tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu từ năm 2018 với chuỗi hội thảo chuyên đề với chủ đề “BSC & KPI: Kinh nghiệm triển khai tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam” nhằm phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI cho hơn 500 tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam với các hội thảo tại 3 miền, cụ thể tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quảng Nam, Hà Nội, Quảng Ninh và Hải Phòng với sự tham dự của hơn 580 đại biểu trong cả nước. Các hội thảo có sự tham dự của các nhà khoa học, chuyên gia về quản trị kinh doanh và nhà quản lý của nhiều doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong ngành dịch vụ với nội dung chính là chia sẻ về thực trạng triển khai ứng dụng BSC và KPI trong hoạt động quản trị kinh doanh. Tại các hội thảo, cộng đồng doanh nghiệp đã chia sẻ thực tế về những thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm cụ thể từ lúc bắt đầu tìm hiểu cho đến khi triển khai cụ thể BSC và KPI trong doanh nghiệp và bày tỏ mong muốn được triển khai hiệu quả hơn, tận dụng ưu thế của các công cụ quản trị này sau khi tham vấn ý kiến của các chuyên gia. Qua thảo luận, các chuyên gia và đại diện doanh nghiệp đều thống nhất cho rằng KPI đóng vai trò quan trọng và tích cực trong việc giám sát quá trình thực hiện mục tiêu tổ chức, cũng như quản trị những sự thay đổi và cải tiến, đảm bảo hiệu quả hoạt động của từng nhân viên, của các đơn vị và phòng ban. Muốn triển khai KPI thành công mỗi doanh nghiệp cần phải thống nhất phương án triển khai xuyên suốt từ đội ngũ quan lý cấp cao đến từng nhân viên cụ thể và có kế hoạch triển khai từng bước kết hợp với đánh giá định kỳ. Qua hội thảo, trên 90% đại biểu tham dự đánh giá hội thảo được tổ chức với chất lượng tốt, có nhiều nội dung trao đổi bổ ích, cập nhật, giải đáp nhiều vướng mắc trong công tác triển khai tại doanh nghiệp. Sau khi kết thúc hội thảo, nhiều cơ quan thông tấn, báo chí đã kịp thời đưa tin về hội thảo, góp phần lan tỏa thông tin đến tổ chức, doanh nghiệp một cách rộng rãi ở cả 3 miền. 

Trên cơ sở thành công của các hội thảo và sự quan tâm lớn của các tổ chức, doanh nghiệp đã tham dự hội thảo, nhóm chuyên gia thành viên Chương trình đã thực hiện các nội dung tập huấn, đào tạo cho hơn 120 doanh nghiệp và tổ chức ở nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước. Chương trình đào tạo, tập huấn tập trung vào 3 nhóm đối tượng chính đó là các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ và các tổ chức. Nội dung đào tạo, tập huấn cơ bản bao gồm: (1) Giới thiệu tổng quan về KPI và một số công cụ cần thiết để xây dựng KPI, (2) Xây dựng bản đồ chiến lược của doanh nghiệp, (3) Xây dựng hệ thống KPI tại doanh nghiệp và xử lý các vướng mắc liên quan, (4) Quản lý hiệu quả công việc và tạo động lực cho nhân viên bằng KPI, (5) Triển khai KPI và đánh giá nhân viên và (6) Thực hành xây dựng KPI tại doanh nghiệp. Trên cơ sở quy trình triển khai KPI, các chuyên gia của Chương trình đã tập huấn theo từng nhóm đối tượng phù hợp với đặc điểm ngành nghề và lĩnh vực hoạt động chính. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, các chuyên gia đã chỉ ra khó khăn các doanh nghiệp sản xuất thường gặp phải trong thực tiễn là hệ thống KPI chưa đủ rõ ràng để đo lường chính xác kết quả làm việc của người lao động. Từ đó, các chuyên gia hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập các chỉ tiêu KPI đặc thù đối với doanh nghiệp sản xuất bao gồm: chi phí sản xuất, quản lý đầu vào, quản lý quy trình sản xuất và quản trị chất lượng đầu ra của sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ, các chuyên gia nhấn mạnh rằng quá trình sử dụng dịch vụ luôn diễn ra đồng thời với quá trình cung cấp dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ phụ thuộc vào quá trình tương tác giữa khách hàng và người cung cấp dịch vụ thông qua nhân viên, cơ sở vật chất, quy trình tổ chức cung cấp dịch vụ… Vì vậy, ngoài các KPI được triển khai chung cho hoạt động quản trị kinh doanh, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cần tập trung vào thiết lập các KPI gắn với thái độ của nhân viên, cơ sở vật chất, cách thức cung ứng dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng. 

Các tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động đào tạo tại cả 3 miền đều đánh giá cao sự hỗ trợ kịp thời, hiệu quả của Nhà nước đối với doanh nghiệp thông qua các hoạt động phổ biến, đào tạo, hướng dẫn sử dụng các hệ thống quản lý, công cụ năng suất chất lượng hiện đại, cập nhật, giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong điều kiện hội nhập quốc tế và cạnh tranh toàn cầu thông qua các chương trình hiệu quả như Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất chất lượng và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”. Hoạt động đào tạo cho các tổ chức, doanh nghiệp được tiến hành sau khi đơn vị triển khai nhiệm vụ tổ chức hàng loạt hội thảo trên phạm vi cả nước và đã tạo ra sự lan tỏa rộng rãi về hiệu quả của chương trình. Thông qua hoạt động đào tạo này, doanh nghiệp, tổ chức có thể tự mình triển khai áp dụng hệ thống công cụ chỉ số hoạt động chính KPI tại đơn vị.

Đại biểu và nhóm nghiên cứu chụp hình lưu niệm tại hội thảo ở Hà Nội

Hoạt động hỗ trợ trực tiếp đo là 30 tổ chức, doanh nghiệp được lựa chọn tiếp tục được hỗ trợ thông qua hoạt động tư vấn triển khai KPI tại đơn vị. Hoạt động hỗ trợ cho các tổ chức, doanh nghiệp bao gồm:

+ Khảo sát đánh giá thực trạng hiện có của tổ chức, doanh nghiệp theo các tiêu chí, yêu cầu xây dựng hệ thống KPI;

 + Đào tạo về áp dụng KPI cho các cán bộ, nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp (Phần 1: Đào tạo nhận thức cho tất cả các cán bộ trong tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo cấp cao nhằm cung cấp phương pháp tổng quan, lộ trình triển khai và cách sử dụng KPI như thế nào cho hiệu quả; Phần 2: Đào tạo nâng cao cho đối tượng đào tạo là nhóm triển khai KPI tại tổ chức, doanh nghiệp. Cung cấp các công cụ để tổ chức, doanh nghiệp xây dựng được thẻ KPI đến các cấp: Xây dựng KPI cá nhân và phương pháp đánh giá KPI; Sử dụng KPI trong đánh giá hiệu quả)

+ Hướng dẫn xây dựng và áp dụng bộ công cụ chỉ số hoạt động chính KPI vào tổ chức, doanh nghiệp: rà soát chiến lược công ty; xác định các yếu tố thành công then chốt; xây dựng các chỉ số hoạt động chính KPI cấp độ thấp nhất trực thuộc tổ chức, công ty; lựa chọn các chỉ số hoạt động chính khác của các cấp độ còn lại trong tổ chức, công ty; xây dựng tiêu chuẩn hóa hệ thống đo lường KPI; xây dựng hệ thống và cơ chế quản lý, theo dõi, cập nhật hồ sơ đánh giá KPI…

+ Đánh giá nội bộ, hướng dẫn khắc phục, cải tiến các tồn tại trong quá trình thực hiện, đánh giá hoàn thiện để nâng cao hiệu quả;

+ Đánh giá hiệu quả sau áp dụng KPI và báo cáo kết quả sau quá trình triển khai dựa trên các tiêu chí sau: đánh giá trực tiếp của lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp sau khi được đào tạo, tư vấn triển khai KPI; đánh giá của đội ngũ quản lý cấp trung và nhân viên sau khi được đào tạo, tư vấn về hệ thống KPI; hiệu quả về năng suất, chất lượng, trình độ hệ thống quản trị trước và sau khi ứng dụng KPI tại tổ chức, doanh nghiệp sau khi được tư vấn. 

Sau 24 tháng triển khai, nhóm triển khai đã hoàn thành tất cả các nội dung của nhiệm vụ trong đó có: phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI cho 500 tổ chức, doanh nghiệp thuộc tối thiểu 05 ngành hàng ở cả 3 miền; tổ chức các khóa đào tạo cho các cán bộ tư vấn thực hành cải tiến của 90 tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam; tư vấn hỗ trợ trực tiếp 30 tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng công cụ chỉ số KPI tại tổ chức, doanh nghiệp; thông tin, tuyên truyền, quảng bá, chia sẻ để nhân rộng kết quả thông qua các bài viết, bài báo, các tài liệu đã được tổng hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài. Sau mỗi hoạt động, nhóm triển khai đều iến hành khảo sát ý kiến đánh gí của các bên có liên quan và đều được các tổ chức, doanh nghiệp đánh giá cao về tính hữ ích, sự phù hợp, tính thuận tiện trong sử dụng và đặc biệt đã lan tỏa tinh thần trách nhiệm, động lực làm việc đối với đội ngũ người lao động và lãnh đạo các cấp, tạo ra sự thay đổi đáng kể về nhận thức, kết quả sản xuất kinh doanh. 

Qua kết quả khảo sát, có thể nhận thấy việc triển khai áp dụng KPI tại các tổ chức, doanh nghiệp đã giúp các đơn vị đạt được nhiều kết quả thiết thực như: 

- Ban lãnh đạo các đơn vị  có cái nhìn tổng quan về hệ thống quản trị KPI: Việc này là cần thiết với các đơn vị  mong muốn chuẩn hóa hệ thống ngay từ đầu để mở rộng quy mô một cách bài bản hơn

- Xây dựng hệ thống mục tiêu chiến lược: Việc triển khai giúp các đơn vị xây dựng chiến lược từ tầm nhìn và sứ mệnh dài hạn, triển khai những chiến lược trên giấy thành hành động cụ thể và lượng hóa các mục tiêu này thành các chỉ số đo lường. Với mô hình thẻ điểm cân bằng, các đơn vị đã xây dựng được hệ thống mục tiêu chiến lược cấp công ty cân bằng theo 04 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi phát triển. Việc này giúp cho các đơn vị có mục tiêu và định hướng rõ ràng, tránh quá tập trung vào tài chính, khách hàng và quên mất phần hệ thống quy trình, hoạt động và đào tạo cán bộ, nhân viên.

- Phân bổ hệ thống mục tiêu cấp công ty đến cấp phòng ban, cá nhân theo thẻ điểm cân bằng; giao chỉ tiêu KPI theo quý, năm: Mục tiêu được giao dài hạn nhưng các chỉ tiêu được các đơn vị giao đến từng bộ phận theo quý và cá nhân theo tháng giúp cho nhân viên luôn hiểu rõ mục tiêu của mình đảm bảo thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.

- Xây dựng hệ thống đánh giá KPI theo thang điểm 5: Hệ thống đánh giá theo thang điểm theo phần trăm, và hệ thống quy được đánh giá rõ ràng đã giúp các đơn vị đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, phòng ban.

- Thực hiện đánh giá KPI hàng quý: Hàng quý các đơn vị thực hiện đánh giá để xếp hạng và tính thưởng cho những nhân viên có kết quả tốt. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

- Tại nhiều đơn vị, các quản lý cấp trung đã biết cách phân bổ mục tiêu cho nhân viên: Quản lý cấp trung giao việc và quản lý công việc nhân viên một cách khoa học và cụ thể

- Nhân viên hiểu rõ mình cần phải làm gì: Nhân viên làm việc có kỷ luật hơn xác định được trọng tâm công việc hơn, biết được công việc của mình sẽ được đánh giá như thế nào

- Gắn kết nhân viên với công ty: Với hệ thống KPI được giao liên kết xuống nhân viên mỗi nhân viên đều biết được rằng công việc mình đang làm hỗ trợ gì cho mục tiêu của công ty và thấy được tầm quan trọng của mình trong công ty

- Tạo ra hệ thống quản trị hiệu quả và minh bạch: Áp dụng KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng tạo sự thúc đẩy nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty, tạo được nhận thức và bổ sung kiến thức về Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính KPIs cho ban dự án KPI các đơn vị: từ mức độ hiểu về BSC/KPI tiến đến việc ứng dụng KPIs vào công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị. Bên cạnh đó KPI chính là những thước đo định lượng đã được sự đồng ý của tất cả các thành viên trongđơn vị, phản ánh những nhân tố thành công thiết yếu của đơn vị giúp theo dõi đánh giá hiệu quả của các nhóm, so sánh giữa các nhóm. 

- Xây dựng được hệ thống quản trị minh bạch

- Xây dựng hệ thống lương, thưởng dựa trên mức độ hoàn thành KPI: Hệ thống KPI được xây dựng là tiền đề để các đơn vị  triển khai thành KPI cấp cá nhân. Dựa trên mức độ hoàn thành KPI và công việc được giao, các đơn vị đã xây dựng được hệ thống lương thưởng tương đối sát với mức độ thể hiện của từng cá nhân tại đơn vị thí điểm và đang tiếp tục hoàn thiện. Cơ chế lương thưởng được điều chỉnh theo hướng chi trả thu nhập dựa trên mức độ hoàn thành các KPI của các cá nhân và nhóm. Hệ thống đãi ngộ dựa trên thành tích là một trong những công cụ vô cùng quan trọng để nâng cao sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên nhằm hoàn thành những mục tiêu chiến lược đã được xây dựng.

 - Kết quả sản xuất, kinh doanh, hoạt động có sự tăng trưởng tốt: Mặc dù mới thử nghiệm áp dụng KPI từng bước nhưng tại tất cả các đơn vị đều đã có sự tăng trường tốt về doanh số, lợi nhuận, tỷ lệ hài lòng của khách hàng...

- Tạo ra văn hóa cái tiến liên tục tại công ty: Trong giai đoạn chuẩn bị và bước đầu áp dụng KPI, các nhân viên được bổ sung kiến thức về hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính KPIs, hiểu về BSC tiến đến ứng dụng KPIs cho nhân viên trong công ty: từ mức độ hiểu về BSC/KPI tiến đến ứng dụng KPIs vào công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị. 

Các tổ chức, doanh nghiệp tham gia nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” đánh giá cao sự thành công của chương trình và mong rằng torng thời gian tới các cơ quan hữu quan sẽ có nhiều chương trình tương tự để thiết thực hỗ trợ cho các doanh nghiệp, tổ chức tăng thêm sức cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

PGS, TS Nguyễn Xuân Minh - ĐH Ngoại thương
Tin xem nhiều
* Ý kiến bạn đọc
* Tin đáng chú ý
* Các tin liên quan