Thực tế hiện nay tại Việt Nam cho thấy, một bộ phận doanh nghiệp chưa nắm rõ được tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin với các cơ quan quản lý, thông qua đó cập nhật thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia; chưa nhận thức được quyền lợi và trách nhiệm liên quan tới việc đăng ký, thông báo đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin của mình cho các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định. Do đó, để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với việc cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức về vấn đề này.

Cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp cho cơ quan đăng ký kinh doanh vừa là trách nhiệm, nghĩa vụ nhưng cũng giúp đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành về đăng ký kinh doanh, việc đăng ký, thông báo đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp cho cơ quan đăng ký kinh doanh là trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp đã được quy định cụ thể trong khung khổ pháp lý về đăng ký doanh nghiệp.

Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định rõ về trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc đăng ký và cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, khoản 2 Điều 8 Nghĩa vụ của doanh nghiệp quy định “thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này”. Khoản 3 nêu rõ: "Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó”.

Liên quan quy định về thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Khoản 1 điều 30 quy định: “Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này”. Khoản 2 nêu rõ “Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi”.

Đồng thời, Điều 31 quy định về việc Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Theo đó “Doanh nghiệp có trách nhiệm phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi một trong những nội dung như: Ngành, nghề kinh doanh; Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết; Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”. Khoản 2 điều 31 quy định “Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi”.

Theo Quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp: Điều 38 về Chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, khoản 3 quy định “Trường hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp trong CSDLQG về ĐKDN bị thiếu hoặc chưa chính xác so với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy do quá trình chuyển đổi dữ liệu, Phòng Đăng ký kinh doanh hướng dẫn doanh nghiệp hoặc trực tiếp bổ sung, cập nhật thông tin theo quy định”.

Điều 39 về Hiệu đính thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh, khoản 1 quy định “Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp nếu thông tin nêu tại văn bản đề nghị của doanh nghiệp là chính xác”. Khoản 3 nêu rõ “Việc hiệu đính thông tin trên Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các thông tin về đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại CSDLQG về ĐKDN thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2 Điều này”.

Liên quan việc hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp do chuyển đổi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) về đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN), Khoản 1 Điều 40 quy định “Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp trong CSDLQG về ĐKDN bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán do quá trình chuyển đổi dữ liệu vào CSDLQG về ĐKDN, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Kèm theo văn bản đề nghị hiệu đính phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận văn bản đề nghị hiệu đính của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong CSDLQG về ĐKDN”.

Theo quy định tại Nghị định số 50/2016/NĐ-CP ngày 01/6/2015 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, điều 25 về Vi phạm quy định về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nêu rõ: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên. Bên cạnh đó, biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi các nội dung Giấy chứng nhận doanh nghiệp theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều này.

Bên cạnh nghĩa vụ và trách nhiệm, việc đăng ký và thông báo thông tin chính xác, đầy đủ và cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng giúp đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Khi thông tin doanh nghiệp kê khai tại cơ quan đăng ký kinh doanh có sự không thống nhất với thông tin trên thực tế, thiếu chính xác, không cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp một số khó khăn, vướng mắc khi thực hiện thủ tục hành chính. Cụ thể, trường hợp doanh nghiệp không cập nhật dữ liệu trong CSDLQG về ĐKDN đúng thực tế, thông tin “chưa cập nhật” sẽ được truyền sang nhiều cơ quan khác nhau phục vụ cho mục đích quản lý của các cơ quan này. Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính tại các cơ quan này sẽ có thể gặp vướng mắc vì thông tin lưu trữ tại các cơ quan đó có sự chênh lệch, sai khác so với thông tin thực tế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp cũng có thể bị ảnh hưởng khi đối tác, bạn hàng kiểm chứng thông tin lưu giữ tại CSDLQG về ĐKDN thông qua tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia đăng ký doanh nghiệp và phát hiện dữ liệu không cập nhật, không chính xác, không đầy đủ.

Hiện nay, thông tin đăng ký doanh nghiệp sẽ được cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận từ doanh nghiệp và cập nhật, lưu trữ trong CSDLQG về ĐKDN trong những trường hợp: Đăng ký doanh nghiệp, bao gồm các trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp: rà soát, kiểm tra đối chiếu và bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong CSDLQG về đăng ký doanh nghiệp./.