Lã Thị Quỳnh Mai, Bùi Quỳnh Trang

Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên

Email: ltqmai@ictu.edu.vn

Tóm tắt

Trong những năm gần đây, chuyển đổi số đã được Đảng và Nhà nước xác định là mục tiêu chiến lược và là trách nhiệm của tất cả các cơ quan, tổ chức, các cấp, các ngành, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cả hệ thống chính trị. Trong đó, chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ là điều tất yếu nhằm bảo đảm thông tin, quản lý khoa học thông tin, dữ liệu và cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước. Bài viết nghiên cứu thực trạng chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chuyển đổi số, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý và lưu trữ tại địa phương.

Từ khóa: chuyển đổi số, văn thư, lưu trữ, tỉnh Thái Nguyên

Summary

In recent years, digital transformation has been identified by the Party and State as a strategic goal and responsibility of all agencies, organizations, levels, and sectors, as well as one of the crucial tasks of the entire political system. In particular, digital transformation of document and archive work is inevitable to ensure information, scientific management of information and data, and to provide reliable documents, materials, and data quickly and accurately, serving the management activities of state administrative agencies. This article studies the current situation of digital transformation in document and archive work in Thai Nguyen Province. From there, propose solutions to improve the effectiveness of digital transformation, contributing to the modernization of management and archiving work in the locality.

Keywords: digital transformation, document, archive, Thai Nguyen Province

ĐẶT VẤN ĐỀ

Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong quản lý hành chính công, nơi văn thư và lưu trữ đóng vai trò quan trọng. Công tác văn thư, lưu trữ không chỉ đảm bảo việc tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả mà còn hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định, xây dựng chính sách và bảo vệ tài liệu lịch sử. Nhằm thúc đẩy hiện đại hóa và chuyên nghiệp hóa công tác lưu trữ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg, ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025". Đề án này đặt ra mục tiêu xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử đồng bộ, hiện đại, đảm bảo an toàn, bảo mật và tạo nền tảng cho việc chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ là điều tất yếu nhằm bảo đảm thông tin, quản lý khoa học thông tin, dữ liệu và cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước (Nguyễn Thị Thanh Hương, 2024).

Tại tỉnh Thái Nguyên, việc chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ đã được triển khai với mục tiêu hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu của thời kỳ công nghệ 4.0. Tuy nhiên, thực tế cho thấy quá trình này vẫn còn gặp nhiều khó khăn, như hạn chế về nguồn lực, cơ sở hạ tầng công nghệ, và nhận thức của cán bộ thực hiện. Trước bối cảnh đó, việc đánh giá thực trạng chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Thái Nguyên là cần thiết nhằm nhận diện các thách thức, cơ hội, và đề xuất các giải pháp phù hợp. Điều này không chỉ giúp cải thiện chất lượng công tác lưu trữ, mà còn góp phần xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hiện đại, minh bạch, và hiệu quả hơn.

THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI SỐ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN

Kết quả đạt được

Chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên đang được đẩy mạnh nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính công, phù hợp với xu thế chung của cả nước. Đây không chỉ là mục tiêu chiến lược, mà còn là một nhiệm vụ cấp bách trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia. Với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo tỉnh, Thái Nguyên đã chủ động xây dựng và thực hiện đồng bộ các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức phụ trách lĩnh vực này. Mục tiêu của công tác chuyển đổi số là nhằm không chỉ nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ mà còn cải thiện tính minh bạch, hiệu quả của quản lý nhà nước tại địa phương. Việc này được thực hiện theo định hướng của Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Trong năm 2023, tỉnh Thái Nguyên đã triển khai hàng loạt hoạt động bồi dưỡng và nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Một trong những điểm nổi bật là việc thực hiện Kế hoạch số 30/KH-UBND, ngày 28/02/2023 của UBND Tỉnh về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, cùng với Kế hoạch số 116/KH-SNV, ngày 11/8/2023 của Sở Nội vụ Tỉnh về tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Cụ thể, trong tháng 9 và tháng 10/2023, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên phối hợp với Trường Cao đẳng Luật miền Bắc và UBND các huyện, thành phố: Đại Từ, Đồng Hỷ, Thái Nguyên, Sông Công đã tổ chức 4 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho 270 cán bộ, công chức phụ trách, tham mưu, trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và công chức văn phòng - thống kê của UBND cấp xã (Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, 2023).

Các lớp bồi dưỡng này đã giúp cán bộ công chức cập nhật những quy định mới nhất, như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời bổ sung kiến thức về thể thức trình bày văn bản, quản lý văn bản đi đến, trách nhiệm quản lý con dấu và tài liệu mật, quy trình thu thập và tiêu hủy tài liệu. Cũng trong năm 2023, UBND tỉnh Thái Nguyên đã đặc biệt chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Thái Nguyên đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, giúp các cơ quan, tổ chức dễ dàng hơn trong việc theo dõi và xử lý công việc. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ không chỉ tập trung vào các kỹ năng cơ bản, như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi và đến hay lập hồ sơ công việc, mà còn nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc.

Năm 2024, Thái Nguyên tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là trong công tác đào tạo, bồi dưỡng. UBND Tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 30/KH-UBND, ngày 28/02/2024 tập trung vào việc phát triển nguồn nhân lực trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ Tỉnh đã triển khai các kế hoạch cụ thể, như: Kế hoạch số 60/KH-SNV, ngày 03/5/2024 về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác nội vụ và Kế hoạch số 99/KH-SNV, ngày 25/6/2024 về tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Một điểm nhấn trong các kế hoạch này là nội dung đào tạo chuyên sâu về ứng dụng công nghệ số, từ kỹ năng quản lý văn bản điện tử, xử lý dữ liệu đến lưu trữ và bảo quản tài liệu số. Đây là bước chuẩn bị cần thiết để các cán bộ, công chức có thể thích ứng với những thay đổi trong quy trình làm việc, góp phần tăng cường hiệu quả và tính minh bạch trong công tác quản lý nhà nước. Trong tháng 7 và tháng 8/2024, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên phối hợp với Trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh - Đại học Thái Nguyên cùng các sở, ban, ngành và UBND các huyện Định Hóa, Phú Lương tổ chức ba lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 269 công chức, viên chức. Nội dung các lớp bồi dưỡng không chỉ tập trung vào các kỹ năng cơ bản, như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi và đến hay lập hồ sơ công việc, mà còn nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc. Học viên được thực hành trực tiếp trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, học cách sử dụng các công cụ số để tối ưu hóa quy trình làm việc, từ việc ký số đến lưu trữ dữ liệu điện tử an toàn (Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, 2024).

Phần lớn thời gian tại các lớp bồi dưỡng được dành để hướng dẫn chi tiết về công tác lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số. Học viên được làm quen với quy trình số hóa tài liệu, từ việc thu thập, giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, cho đến việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy trình công nghệ. Những nội dung này không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn giúp cải thiện hiệu quả lưu trữ và truy xuất tài liệu khi cần thiết. Kết quả từ các lớp bồi dưỡng cho thấy một bước tiến rõ rệt trong nhận thức và năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại Thái Nguyên. Họ đã nắm bắt được tầm quan trọng của chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời biết cách ứng dụng công nghệ để nâng cao chất lượng công việc.

Nhìn chung, kết quả từ các lớp bồi dưỡng và đào tạo trong năm 2023 và 2024 cho thấy sự tiến bộ rõ rệt trong nhận thức và năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức. Cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng không chỉ hiểu rõ hơn về công tác văn thư, lưu trữ, mà còn biết cách ứng dụng công nghệ để nâng cao chất lượng công việc, từ việc số hóa tài liệu đến lưu trữ điện tử. Các cán bộ cũng đã được trang bị kỹ năng để ứng phó với những yêu cầu ngày càng cao của công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường chuyển đổi số. Qua các lớp bồi dưỡng và đào tạo, đội ngũ cán bộ, công chức đã có những bước chuyển biến rõ rệt về nhận thức và năng lực, góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ đạt chất lượng và đáp ứng yêu cầu của một nền hành chính công hiện đại, minh bạch và hiệu quả trong thời đại công nghệ số.

Một số khó khăn, bất cập

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh Thái Nguyên vẫn đối mặt với một số khó khăn. Một trong những vấn đề lớn là cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại một số cơ quan, đơn vị chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu, gây khó khăn trong việc triển khai các giải pháp số hóa tài liệu. Bên cạnh đó, mặc dù đã có nhiều lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ, nhưng vẫn còn một bộ phận cán bộ, công chức thiếu kỹ năng số chuyên sâu và không thể nhanh chóng áp dụng các công cụ công nghệ mới vào công việc. Điều này đòi hỏi tỉnh cần tiếp tục đầu tư mạnh mẽ hơn vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, tổ chức thêm nhiều lớp đào tạo và tăng cường giám sát, kiểm tra các đơn vị trong quá trình thực hiện.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP

Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên, theo chúng tôi, cần thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đóng vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi số. Để công tác văn thư, lưu trữ có thể được số hóa và quản lý hiệu quả, tỉnh Thái Nguyên cần đẩy mạnh đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là ở các địa phương còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Việc triển khai các hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc hiện đại, có khả năng tích hợp với các hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức khác sẽ giúp việc theo dõi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử trở nên đơn giản và chính xác hơn. Đặc biệt, Tỉnh cần chú trọng đến việc phát triển hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, nơi các tài liệu có thể được lưu trữ và truy xuất một cách nhanh chóng, giảm thiểu việc lưu trữ tài liệu giấy tốn kém và dễ bị hư hỏng. Một cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh mẽ, hiện đại sẽ là nền tảng quan trọng để triển khai các giải pháp chuyển đổi số.

Thứ hai, đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức. Đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ là yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Dù đã có những nỗ lực trong việc tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, song vẫn còn nhiều cán bộ, công chức chưa đủ trình độ và kỹ năng để áp dụng công nghệ vào công việc. Việc bồi dưỡng không chỉ bao gồm các kỹ năng cơ bản về soạn thảo văn bản hay lưu trữ tài liệu, mà còn phải mở rộng vào các lĩnh vực chuyên sâu như số hóa tài liệu, quản lý văn bản điện tử, bảo mật thông tin và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản hiện đại. Tỉnh Thái Nguyên cần tổ chức thêm các lớp đào tạo chuyên sâu về chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời phối hợp với các cơ sở đào tạo, trường đại học, tổ chức các khóa học trực tuyến để tạo cơ hội học tập cho cán bộ, công chức không có điều kiện tham gia các lớp tập huấn trực tiếp. Điều này sẽ giúp đội ngũ cán bộ công chức không chỉ nắm vững các quy trình chuyển đổi số, mà còn có khả năng sáng tạo và ứng dụng công nghệ vào công việc một cách hiệu quả.

Thứ ba, phát triển các phần mềm, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tích hợp. Một giải pháp quan trọng khác là phát triển và nâng cấp các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tích hợp. Các hệ thống này không chỉ giúp quản lý văn bản đi và đến, mà còn hỗ trợ việc số hóa tài liệu, lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Các phần mềm này cần có khả năng tương thích với các hệ thống phần mềm khác trong bộ máy hành chính của tỉnh, giúp các cơ quan, đơn vị dễ dàng trao đổi và chia sẻ thông tin. Bên cạnh đó, tỉnh Thái Nguyên cũng cần đẩy mạnh việc phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Document Management System - DMS) để có thể lưu trữ và bảo mật tài liệu một cách an toàn, thuận tiện. Hệ thống này có thể được triển khai tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh, giúp tăng cường tính minh bạch trong công tác văn thư, lưu trữ và tạo điều kiện cho việc truy xuất thông tin nhanh chóng khi có yêu cầu.

Thứ tư, tăng cường kiểm tra, giám sát quá trình triển khai chuyển đổi số. Việc triển khai chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ cần được theo dõi và giám sát chặt chẽ để đảm bảo tính hiệu quả và đúng tiến độ. UBND tỉnh Thái Nguyên cần thành lập các đoàn kiểm tra, giám sát quá trình triển khai công tác chuyển đổi số tại các cơ quan, đơn vị. Các đoàn kiểm tra sẽ giúp phát hiện sớm những vấn đề, khó khăn trong quá trình triển khai, từ đó có các giải pháp kịp thời để khắc phục. Bên cạnh đó, cần tạo ra cơ chế giám sát định kỳ về việc thực hiện các chỉ tiêu chuyển đổi số. Mỗi cơ quan, đơn vị cần có trách nhiệm báo cáo kết quả chuyển đổi số định kỳ, bao gồm việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và các kết quả đạt được. Việc này sẽ giúp tăng cường trách nhiệm và tính minh bạch trong công tác quản lý nhà nước.

Thứ năm, khuyến khích ứng dụng công nghệ mới trong công tác lưu trữ và bảo mật tài liệu. Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số là việc ứng dụng các công nghệ mới, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain, để cải thiện chất lượng công tác lưu trữ và bảo mật tài liệu. AI có thể được sử dụng để tự động phân loại tài liệu, hỗ trợ tìm kiếm văn bản nhanh chóng và chính xác hơn, trong khi blockchain có thể giúp tăng cường tính bảo mật trong việc lưu trữ và truy xuất tài liệu điện tử. Ngoài ra, cần ứng dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến, như: mã hóa tài liệu, xác thực đa yếu tố để đảm bảo an toàn cho các dữ liệu điện tử. Việc áp dụng những công nghệ này không chỉ giúp bảo vệ thông tin quan trọng, mà còn tạo niềm tin cho người dân và các tổ chức trong việc tham gia vào các dịch vụ hành chính công.

Thứ sáu, tăng cường phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Tỉnh. Để triển khai hiệu quả chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh Thái Nguyên cần tăng cường phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh. Việc học hỏi kinh nghiệm từ các địa phương đi trước, các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, cũng như hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ sẽ giúp tỉnh có thêm những giải pháp phù hợp để triển khai chuyển đổi số hiệu quả hơn. Đồng thời, tỉnh cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các tổ chức quốc tế và các dự án hợp tác quốc tế để có nguồn lực và kinh nghiệm triển khai.

Thứ bảy, khuyến khích và tạo cơ chế thúc đẩy sự sáng tạo trong ứng dụng công nghệ số. Để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, tỉnh Thái Nguyên cần tạo ra một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và ứng dụng công nghệ số trong công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị cần có cơ chế khen thưởng, động viên các cá nhân và tập thể có sáng kiến trong việc áp dụng công nghệ để cải thiện quy trình làm việc. Đây sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững của công tác chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tỉnh./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Nguyễn Thị Thanh Hương (2024), Trách nhiệm và điều kiện cơ bản thực hiện chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước, truy cập từ https://www.quanlynhanuoc.vn/2024/09/17/trach-nhiem-va-dieu-kien-co-ban-thuc-hien-chuyen-doi-so-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-co-quan-hanh-chinh-nha-nuoc/.

Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên (2024), Tổ chức các bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2024.

Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên (2023), Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ năm 2023.

Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 458/QĐ-TTg, ngày 03/4/2020 phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025.