Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, 2025

Theo số liệu trên, quản lý thu học phí là quy trình có tỷ lệ số hóa hoàn toàn cao nhất (68,2%), tiếp theo là thanh toán công cụ dịch vụ (51,2%) và quản lý tài sản (42,3%). Ngược lại, các quy trình về quản lý đầu tư, lập dự toán ngân sách và kiểm soát chi có tỷ lệ số hóa hoàn toàn thấp nhất, lần lượt là 18,9%, 23,5% và 28,6%. Đáng chú ý, vẫn còn 37,9% đơn vị chưa số hóa quy trình quản lý đầu tư và 28,9% chưa số hóa quy trình kiểm soát chi.

Phỏng vấn sâu với 15 lãnh đạo phụ trách tài chính tại các đơn vị cho thấy nguyên nhân chính của việc số hóa không đồng đều bao gồm: (1) Thiếu các phần mềm chuyên dụng cho từng lĩnh vực quản lý tài chính; (2) Quy trình nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi nhiều bước phê duyệt và xác nhận; (3) Sự phụ thuộc vào các quy định pháp lý về chứng từ giấy; và (4) Thiếu nguồn lực để đầu tư đồng bộ các giải pháp số hóa.

Mức độ tích hợp và liên thông giữa các hệ thống tài chính

Hiện nay, ĐHH vận hành song song nhiều hệ thống thông tin tài chính khác nhau, tuy nhiên mức độ kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống này còn rất hạn chế. Theo báo cáo của Ban KHTC&CSVC năm 2024, chỉ có 28,4% các phần mềm tài chính trong toàn hệ thống có khả năng trao đổi dữ liệu tự động với nhau [1], dẫn đến tình trạng “đảo dữ liệu”, khi mỗi đơn vị thành viên sử dụng các hệ thống riêng biệt và lưu trữ dữ liệu độc lập.

Cụ thể, các hệ thống quản lý học phí tại các trường thành viên hiện nay chưa được kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán tổng hợp của ĐHH, dẫn đến việc cán bộ tài chính phải thực hiện công việc nhập liệu hai lần: một lần vào hệ thống thu học phí và một lần vào hệ thống kế toán. Theo thống kê từ Viện ĐT mở và CNTT, thời gian trung bình để đối chiếu và tổng hợp dữ liệu thu học phí giữa các đơn vị là 8,5 ngày làm việc mỗi quý, một con số đáng kể cho thấy sự lãng phí nguồn lực do thiếu tính liên thông [7].

Các rào cản và khó khăn trong quá trình chuyển đổi số

Quá trình chuyển đổi số hệ thống tài chính tại ĐHH đang phải đối mặt với nhiều rào cản và khó khăn đáng kể. Thông qua kết quả khảo sát và phỏng vấn sâu với 68 cán bộ quản lý và chuyên viên tài chính, nghiên cứu đã xác định được bốn nhóm rào cản chính: hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực, khung pháp lý và nguồn lực tài chính.

Về hạ tầng công nghệ, mặc dù ĐHH đã đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT cơ bản, nhưng vẫn tồn tại sự phân mảnh giữa các đơn vị thành viên. Theo khảo sát, 38,2% cán bộ tài chính cho rằng hạ tầng công nghệ hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho việc triển khai các giải pháp tài chính số toàn diện. Đặc biệt, khía cạnh an toàn thông tin còn nhiều hạn chế khi chỉ 64,1% đơn vị có hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn.

Nguồn nhân lực là rào cản thứ hai được xác định trong nghiên cứu. Kết quả đánh giá năng lực số của đội ngũ cán bộ tài chính cho thấy, chỉ 48,5% cán bộ được đánh giá có năng lực tốt trong vận hành các hệ thống công nghệ số, trong khi 31,3% có năng lực trung bình và 20,2% có năng lực hạn chế. Phỏng vấn sâu với các lãnh đạo phụ trách tài chính cho thấy nguyên nhân chính là do thiếu các chương trình đào tạo bài bản về công nghệ số trong lĩnh vực tài chính.

Nguồn lực tài chính hạn chế là rào cản lớn đối với quá trình chuyển đổi số. Theo số liệu từ Ban Kế hoạch, Tài chính và Cơ sở vật chất, ngân sách dành cho chuyển đổi số tài chính trong giai đoạn 2020-2025 chỉ chiếm 1,8% tổng chi của toàn đại học [1], một con số khiêm tốn so với nhu cầu thực tế. Kết quả phân tích chi phí - lợi ích cho thấy, để triển khai đồng bộ các giải pháp tài chính số, ĐHH cần đầu tư khoảng 35-40 tỷ đồng trong giai đoạn 5 năm, trong khi nguồn lực hiện có chỉ đáp ứng được khoảng 40% nhu cầu.

MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và những rào cản trong việc ứng dụng công nghệ số vào hệ thống tài chính tại ĐHH, nghiên cứu đề xuất mô hình hệ thống tài chính số tích hợp và các giải pháp đồng bộ nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số hiệu quả, phù hợp với bối cảnh tự chủ đại học và xu hướng hội nhập quốc tế.

Mô hình hệ thống tài chính số tích hợp cho Đại học Huế

Mô hình hệ thống tài chính số đề xuất cho ĐHH được thiết kế theo kiến trúc hướng dịch vụ (Service-Oriented Architecture - SOA), với tầng dịch vụ trung gian (middleware) đóng vai trò kết nối các hệ thống tài chính hiện có và các ứng dụng tương lai. Mô hình bao gồm 4 thành phần chính:

Tầng cơ sở dữ liệu tài chính tập trung được thiết kế dựa trên công nghệ kho dữ liệu kết hợp với hồ dữ liệu, cho phép lưu trữ và quản lý đồng bộ dữ liệu tài chính từ tất cả các đơn vị thuộc ĐHH.

Tầng tích hợp và chia sẻ dữ liệu được xây dựng dựa trên nền tảng Enterprise Service Bus, đóng vai trò trung gian kết nối giữa các hệ thống tài chính hiện có và cơ sở dữ liệu tập trung. Các API chuẩn được phát triển để đảm bảo khả năng kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau.

Tầng ứng dụng nghiệp vụ tài chính bao gồm các phân hệ chức năng phục vụ các quy trình nghiệp vụ tài chính cụ thể, như: quản lý ngân sách, quản lý thu - chi, quản lý tài sản, quản lý đầu tư, báo cáo tài chính và phân tích dữ liệu. Mỗi phân hệ được thiết kế theo kiến trúc vi dịch vụ (microservices), cho phép phát triển và nâng cấp độc lập, đồng thời đảm bảo khả năng tích hợp với hệ thống tổng thể.

Tầng cổng thông tin và giao diện người dùng cung cấp các giao diện thống nhất cho người dùng cuối, bao gồm cổng thông tin quản trị tài chính cho cán bộ quản lý, cổng thông tin dịch vụ tài chính cho sinh viên và các bên liên quan, và hệ thống báo cáo thông minh (Business Intelligence) phục vụ công tác ra quyết định. Giao diện được thiết kế theo nguyên tắc đáp ứng (responsive design), hỗ trợ truy cập từ nhiều loại thiết bị khác nhau.

Mô hình đề xuất đảm bảo ba yêu cầu cốt lõi: (1) Bảo mật và tuân thủ quy định - với các cơ chế xác thực đa yếu tố, phân quyền chi tiết, và hệ thống ghi nhật ký toàn diện; (2) Khả năng mở rộng và linh hoạt - cho phép tích hợp các công nghệ mới và đáp ứng sự thay đổi về quy mô; và (3) Chi phí hiệu quả - với chiến lược triển khai theo từng giai đoạn, ưu tiên các mô-đun mang lại giá trị cao nhất.

Các giải pháp đồng bộ để triển khai mô hình

Để triển khai hiệu quả mô hình hệ thống tài chính số đề xuất, nghiên cứu khuyến nghị bốn nhóm giải pháp đồng bộ:

Thứ nhất, giải pháp về công nghệ. ĐHH cần tập trung hoàn thiện hạ tầng công nghệ theo hướng tập trung hóa và chuẩn hóa. Việc xây dựng trung tâm dữ liệu hiện đại với năng lực tính toán và lưu trữ đủ lớn là ưu tiên hàng đầu.

Về an toàn thông tin, cần triển khai hệ thống bảo mật nhiều lớp với các công nghệ bảo mật hiện đại như phát hiện và ngăn chặn xâm nhập, tường lửa thế hệ mới, và hệ thống giám sát an ninh.

Thứ hai, giải pháp về quy trình và tổ chức. ĐHH cần thực hiện tái cấu trúc quy trình tài chính theo hướng số hóa toàn diện, áp dụng phương pháp BPR (Business Process Reengineering) đối với các quy trình then chốt. Thành lập Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số về Tài chính với thành phần liên ngành là cần thiết để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị. Đồng thời, xây dựng bộ tiêu chuẩn và quy trình vận hành chuẩn cho hệ thống tài chính số, làm cơ sở cho việc triển khai đồng bộ tại tất cả các đơn vị thành viên.

Thứ ba, giải pháp về nhân lực. Phát triển đội ngũ nhân lực chất lượng cao cho hệ thống tài chính số là yếu tố quyết định sự thành công. ĐHH cần xây dựng chương trình đào tạo có hệ thống về công nghệ số trong lĩnh vực tài chính cho cán bộ hiện có, đồng thời có chính sách thu hút nhân tài trong lĩnh vực fintech. Mô hình “T-shaped professionals” - những chuyên gia vừa có kiến thức chuyên sâu về tài chính, vừa có hiểu biết rộng về công nghệ số - là mô hình nhân lực cần hướng tới.

Nghiên cứu đề xuất chiến lược đào tạo theo ba cấp độ: (1) Đào tạo nhận thức số cho toàn bộ cán bộ tài chính; (2) Đào tạo kỹ năng vận hành hệ thống cho nhóm chuyên viên; và (3) Đào tạo chuyên sâu về phân tích dữ liệu tài chính và bảo mật thông tin cho nhóm chuyên gia.

Thứ tư, giải pháp về chính sách và nguồn lực tài chính. ĐHH xây dựng khung chính sách nội bộ toàn diện về tài chính số, bao gồm các quy định về quản lý dữ liệu tài chính, tiêu chuẩn an toàn thông tin, và quy trình nghiệp vụ số. Đồng thời, đề xuất với các cơ quan quản lý những điều chỉnh cần thiết trong các quy định hiện hành để tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai tài chính số.

Về nguồn lực tài chính, nghiên cứu đề xuất mô hình đầu tư theo phương thức “phân bổ ngân sách tập trung - triển khai phân tán”, trong đó một phần ngân sách chuyển đổi số được quản lý tập trung để đầu tư cho hạ tầng dùng chung, trong khi các đơn vị thành viên được phân bổ ngân sách riêng để triển khai các giải pháp đặc thù. Kết quả phân tích chi phí - lợi ích cho thấy, với khoản đầu tư khoảng 35-40 tỷ đồng trong 5 năm, ĐHH có thể tiết kiệm được khoảng 15-20% chi phí vận hành hệ thống tài chính, tương đương với 12-15 tỷ đồng mỗi năm sau khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Ban Kế hoạch, Tài chính và Cơ sở vật chất (2024). Báo cáo tổng kết công tác tài chính và định hướng chuyển đổi số giai đoạn 2025-2030.

[2] L. A. Phương (2024). Giải pháp tích hợp hệ thống thông tin tài chính tại Đại học Huế trong bối cảnh tự chủ đại học, Tạp chí Khoa học Đại học Huế, tập 132, số 10, tr. 105-118.

[3] L. V. Danh (2023). Chuyển đổi số trong quản lý tài chính đại học: Từ lý luận đến thực tiễn, Tạp chí Khoa học Giáo dục, tập 19, số 3, tr. 38-52, 2023.

[4] N. V. Toàn, T. T. Hiền, và L. M. Tuấn (2023). Đảm bảo an toàn thông tin trong chuyển đổi số tài chính tại các cơ sở giáo dục đại học Việt Nam, Tạp chí Công nghệ thông tin và Truyền thông, tập 24, số 3, tr. 82-89.

[5] P. Q. Trung và N. T. T. Dung (2024). Phân tích chi phí - lợi ích của đầu tư công nghệ số trong quản lý tài chính đại học công lập Việt Nam, Tạp chí Kinh tế và Dự báo, tập 30, số 5, tr. 210-225.

[6] T. V. Hùng, N. T. Mai, và P. T. Ánh (2023). Phân tích dữ liệu tài chính: Công cụ đột phá trong quản trị đại học hiện đại, Tạp chí Quản lý và Kinh tế, tập 18, số 2, tr. 145-162.

[7] Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin (2025). Báo cáo hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ chuyển đổi số giai đoạn 2020-2025.

[8] World Bank (2023). Digital Transformation in Higher Education: Global Trends and Recommendations, Washington D.C