TS. Đào Thị Hương

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

Trần Thị Thu Trang

Lớp KTAK19.1 Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

Tóm tắt

Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý và phát triển của các hộ kinh doanh (HKD). Bằng cách cung cấp thông tin và dữ liệu chính xác về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh, kế toán giúp các HKD theo dõi và kiểm soát được tình hình tài chính của họ, từ đó đảm bảo sự ổn định và phát triển của HKD. Việc này có thể giúp họ ra quyết định kinh doanh thông minh hơn, tối ưu hóa chi phí và tăng cường lợi nhuận. Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, trong bài viết này, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán HKD.

Từ khóa: tổ chức công tác kế toán, hộ kinh doanh, tỉnh Hưng Yên

Summary

Performing accounting work plays a vital role in the management and development of household businesses. By providing accurate information and data on financial situations and business operations, accounting helps household businesses monitor and control their financial situation, thereby ensuring the stability and development of the businesses. This can help them make smarter business decisions, optimize costs, and increase profits. Based on a survey of the current status of performing accounting work in household businesses in Hung Yen Province, in this article, the authors propose several solutions to improve the performance of household businesses’ accounting work.

Keywords: performing accounting work, household businesses, Hung Yen province

GIỚI THIỆU

Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển trong các HKD, góp phần vào việc thiết lập tổ chức công tác kế toán duy trì và nâng cao uy tín của các HKD, tạo khả năng thu hút vốn đầu tư và góp phần bảo vệ lợi ích của các bên có liên quan. Bởi vậy, tổ chức công tác kế toán một cách hiệu quả sẽ có ảnh hưởng tích cực đối với sự phát triển của thị trường.

Trong những năm qua, khung pháp lý về kế toán cho các HKD ngày càng hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý tương đối thống nhất, thuận lợi cho công tác quản lý nhà nước về tài chính, cũng như tổ chức công tác kế toán HKD. Song thực tế, tổ chức công tác kế toán trong HKD trên cả nước nói chung và trên địa bàn tỉnh Hưng Yên còn nhiều hạn chế. Điều đó đòi hỏi phải tìm hiểu thực trạng để đưa ra những giải pháp thão gỡ.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua điều tra, khảo sát HKD có phát sinh về thuế trên địa bàn tỉnh Hưng Yên từ ngày 15/01/2024 đến ngày 28/02/2024. Nhóm tác giả lựa chọn ngẫu nhiên 68 HKD trên địa bàn Tỉnh để thực hiện khảo sát. Số phiếu thu về là 50 phiếu. Sau khi loại bỏ một số phiếu không hợp lệ, còn 40 phiếu được đưa vào để phân tích. Bên cạnh đó, nhóm tác giả thực hiện trao đổi thực tế, phỏng vấn chuyên sâu và lựa chọn nghiên cứu điển hình tại các HKD. Đối tượng được khảo sát là Chủ HKD, kế toán, nhân viên làm việc tại các HKD.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ Chi cục Thuế, Cục Thuế, Niên giám Thống kê tỉnh Hưng Yên.

Phương pháp xử lý dữ liệu: nghiên cứu sử dụng các phương pháp kỹ thuật cụ thể như so sánh, đối chiếu, phân tích nội dung và các kỹ thuật của thống kê dựa vào phần mềm xử lý văn bản Microsoft Office (Word và Excel).

KHÁI QUÁT VỀ HKD CÁ THỂ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN

Thời gian qua, số lượng các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên ngày càng có xu hướng tăng. Tổng số HKD cá thể của tỉnh Hưng Yên đến năm 2023 là gần 14.289 hộ. Các HKD này hoạt động đa dạng ở nhiều ngành nghề và được phân bổ rộng trên khắp địa bàn Tỉnh.

Xét về ngành nghề kinh doanh, năm 2023, số HKD có chiều hướng tăng lên ở đa số các ngành nghề so với năm 2022. Đây là khoảng thời gian các ngành nghề đều có xu hướng tăng do kinh tế dần hồi phục sau dịch bệnh. Ngành thương mại là ngành tập trung số HKD cá thể lớn nhất, chiếm hơn 80% tổng số HKD.

Bảng 1: Cơ cấu HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên có phát sinh thuế theo ngành nghề kinh doanh

Nguồn: Tổng hợp từ Niên giám thống kê tỉnh Hưng Yên

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI HKD TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN

Đặc điểm tình hình tổ chức công tác kế toán của các HKD

Tổ chức công tác kế toán của các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên thường phong phú và đa dạng, phản ánh đồng thời cả nét đặc trưng văn hóa và sự phát triển kinh tế của vùng đất này. Trước hết, các HKD thường được tổ chức một cách tự chủ, thể hiện sự linh hoạt và sáng tạo trong cách thức hoạt động. Mỗi HKD thường có cấu trúc quản lý và kế toán đa dạng về kích cỡ và quy mô hoạt động. Một số hộ nhỏ có thể chỉ có một người chủ kinh doanh vừa là người quản lý, vừa là nhân viên kế toán, trong khi các hộ lớn hơn có thể có một bộ phận chuyên biệt về kế toán.

Đặc điểm nổi bật của tổ chức công tác kế toán tại các HKD là tính linh hoạt và sự phản ánh chính xác về hoạt động kinh doanh của họ. Các hộ thường áp dụng các phương pháp kế toán đơn giản như kế toán tiền mặt hoặc kế toán ghi sổ, nhưng đồng thời cũng có sự chú trọng vào việc tổ chức thông tin và báo cáo tài chính một cách đúng đắn và chính xác.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần vào việc cải thiện tổ chức công tác kế toán tại các HKD. Nhiều HKD đã áp dụng các phần mềm kế toán và hệ thống quản lý tài chính để tăng cường hiệu quả và chính xác trong công tác kế toán. Điều này cũng giúp cho việc quản lý và theo dõi tình hình tài chính của HKD trở nên thuận tiện hơn và minh bạch hơn.

Mặc dù vậy, vẫn còn một bộ phận HKD vẫn còn sai sót khi sử dụng sai tài khoản, không đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có tới 55% HKD chưa xây dựng bản mô tả công việc kế toán, mà chỉ là các quy định bằng lời của chủ HKD. Một số HKD đã có bản mô tả công việc, nhưng chỉ tập trung chủ yếu phần hành kế toán tổng hợp, kế toán thuế, còn các phần hành kế toán khác thì không mô tả, hoặc nếu có cũng chỉ khái quát không chi tiết.

Tổ chức đăng ký thuế và triển khai kế toán HKD

Nhận thức được đầy đủ ý nghĩa và sự cần thiết của công tác kế toán, trong những năm qua, các HKD đã tiến hành thực hiện mở sổ sách kế toán đối với các HKD sử dụng hóa đơn (hộ kê khai), 90% HKD hạch toán được doanh thu, nhưng không hạch toán được chi phí.

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Cục Thuế tỉnh Hưng Yên, các chi cục thuế cấp huyện cùng các HKD đã thực hiện mở sổ sách kế toán năm 2023 cho 4.389 hộ, tăng 4,95% so với năm 2022 (Bảng 2). Các chi cục tiếp tục duy trì số hộ hiện đang thực hiện sổ sách kế toán và thường xuyên rà soát, phân loại HKD trên địa bàn để đưa thêm số hộ phát sinh vào diện thực hiện sổ sách kế toán khác.

Bảng 2: Tổng hợp các HKD mở sổ sách kế toán

Nguồn: Cục Thuế tỉnh Hưng Yên

Tổ chức bộ máy kế toán của các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên

Tổ chức công tác kế toán tại các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên được tiến hành ở mỗi đơn vị là khác nhau do lĩnh vực hoạt động; đặc điểm và quy trình hoạt động, quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính, trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, bộ máy kế toán và trình độ nhân viên kế toán… của từng HKD khác nhau. Nhìn chung, công tác kế toán của các HKD được bố trí đa dạng các phòng/ban tài chính kế toán, không chỉ thuần túy thực hiện các công việc kế toán, mà còn đảm nhận cả những công việc liên quan đến công việc tài chính của đơn vị.

Hình 1 cho thấy, phần lớn các HKD đều lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán chiếm 75%. Hình thức này chủ yếu là tập hợp, kiểm tra báo cáo ở các HKD và chủ hộ trực thanh toán. Hình thức này có ưu điểm là bộ máy sẽ tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chủ động công tác kế toán, giúp HKD chủ động sản xuất, kinh doanh một cách chính xác, kịp thời, nhưng nhược điểm là số lượng nhân viên lớn, bộ máy cồng kềnh. Khoảng 25% HKD còn lại lựa chọn hình thức tập trung để quản lý.

Hình 1: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của HKD

Hình 2 cho biết, việc phân công công việc cho nhân viên kế toán tại các HKD là một phần quan trọng của quá trình quản lý kế toán và tài chính. 67,5% HKD đã thực hiện việc này bằng cách phân chia công việc theo các phần hành kế toán.

Hình 2: Kết quả khảo sát sự phân công công việc của nhân viên kế toán tại các HKD

Ngoài ra, 47,5% HKD đã phân công công việc cho các nhân viên kế toán theo quy trình kế toán chung. Điều này đề cập đến việc thực hiện các quy trình kế toán chuẩn mực, bao gồm nhập dữ liệu, xử lý chứng từ và thực hiện các bước kế toán cơ bản, không phụ thuộc vào phần hành kế toán cụ thể.

Tổ chức thực hiện, vận dụng các chính sách tài chính và kế toán hiện hành tại các HKD

Tính đến thời điểm hiện tại, 100% HKD áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 88/2021/TT-BCT, ngày 11/10/2021 của Bộ Tài chính. Thông tư này có nhiều điều chỉnh và cập nhật mới, đặc biệt là trong việc điều chỉnh một số quy định liên quan đến kế toán cho HKD, nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh của họ.

Theo khảo sát, các HKD không xây dựng chính thức một hệ thống chính sách kế toán chung cho toàn bộ, mà họ đều có chính sách kế toán riêng trên cơ sở tuân thủ và vận dụng hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam một cách phù hợp về: tiêu chuẩn ghi nhận, nguyên tắc ghi nhận, loại giá được sử dụng để ghi nhận và đo lường, phương pháp ghi nhận và hạch toán, trình bày báo cáo tài chính… cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính của đơn vị.

Đối với phương pháp tính giá xuất kho và hạch toán hàng tồn kho, Hình 3 cho thấy, 90% các HKD sử dụng phương pháp bình quân gia quyền và chỉ 10% sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh. Nguyên nhân có thể xuất phát từ tính đơn giản và dễ thực hiện của phương pháp này, cũng như việc giảm thiểu được chi phí và thời gian đầu tư vào việc tính toán giá xuất kho. Tuy nhiên, phương pháp bình quân gia quyền có thể làm giảm đi sự chính xác của thông tin về giá trị hàng tồn kho và doanh thu, dẫn đến quyết định kinh doanh không chính xác và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất kinh doanh của các HKD.

Hình 3: Phương pháp tính giá xuất kho tại các HKD

Theo dữ liệu khảo sát tại Hình 4, HKD sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên là chủ yếu, chiếm 90%. Chỉ có 10% sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.

Hình 4: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của HKD

Đối với phương pháp khấu hao tài sản cố định, đa số các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên áp dụng chính sách kế toán thống nhất trong việc ghi nhận và hạch toán tài sản cố định theo thông lệ chung quy định tại các chuẩn mực kế toán liên quan (VAS03 - “Tài sản cố định hữu hình”; VAS04 - “Tài sản cố định vô hình”), cùng khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp khẩu hao tài sản cố định là một phần quan trọng trong việc quản lý tài sản và đánh giá hiệu quả tài chính của các HKD. Theo số liệu khảo sát, 90% HKD sử dụng phương pháp khẩu hao đường thẳng[1], trong khi chỉ có 10% sử dụng phương pháp khấu hao số dư giảm dần.

Tổ chức thu nhận thông tin tại các HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên

Trong hoạt động kinh doanh, hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc ghi chép và kiểm soát các giao dịch tài chính của các HKD. Sự hiệu quả của hệ thống chứng từ không chỉ ảnh hưởng đến quy trình kế toán, mà còn đến khả năng theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của HKD.

Theo số liệu khảo sát (Hình 5), 100% HKD sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, với việc kết hợp hai loại chứng từ là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Chứng từ bắt buộc là các loại chứng từ mà các HKD phải tuân thủ các quy định pháp lý và kế toán. Đây có thể là hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, phiếu chi, hoặc các tài liệu khác liên quan đến các giao dịch mua bán, thanh toán, thu chi của doanh nghiệp. Chứng từ bắt buộc cung cấp thông tin cụ thể và chính xác về các giao dịch tài chính, giúp cho việc kiểm tra và xác minh dễ dàng hơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và kế toán. Một trong những ưu điểm lớn của việc sử dụng chứng từ bắt buộc là nó giúp tăng cường tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính. Thông qua việc cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch, chứng từ bắt buộc giúp cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Đồng thời, việc lưu trữ chứng từ bắt buộc cũng đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật của HKD.

Hình 5: Hệ thống chứng từ kế toán HKD đang sử dụng

Theo Hình 6, có tới 70% HKD kết hợp áp dụng theo mẫu và quy định của chế độ kế toán (theo Thông tư số 133/2015/TT- BTC và Thông tư số 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính).

Hình 6: Hệ thống chứng từ kế toán của các HKD

Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thông tin tại các HKD

Số liệu khảo sát ở Hình 7 cho thấy, 70% HKD tuân thủ một phần theo chế độ kế toán đang áp dụng. Điều này là do họ không hiểu rõ về các quy định này. Việc chỉ tuân thủ một phần có thể dẫn đến việc ghi nhận thông tin không chính xác, điều này có thể ảnh hưởng đến sự tin cậy của thông tin tài chính đối với các bên liên quan như: nhà đầu tư, ngân hàng hoặc cơ quan quản lý.

Hình 7: Việc sử dụng tài khoản kế toán của HKD

Mặt khác, 30% các HKD tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán đang áp dụng. Điều này làm tăng tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán được ghi nhận. Các HKD này có thể hiểu rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định kế toán và họ có thể đang áp dụng các biện pháp để đảm bảo rằng, mọi giao dịch được ghi nhận đầy đủ và chính xác theo quy định.

Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tại các HKD

Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tại HKD đóng vai trò rất quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của HKD. Đồng thời, nó cũng đảm bảo việc thực hiện đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy các báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước và các báo cáo quản trị được giao.

Hình 8: Nội dung kiểm tra kế toán của các HKD

Dữ liệu khảo sát ở Hình 8 cho thấy rằng, 90% các HKD thực hiện kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán. Điều này chứng tỏ, HKD nhận thức cao về tầm quan trọng của việc này trong việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.

Bên cạnh đó, 42,5% các HKD thực hiện kiểm tra pháp lý của chứng từ kế toán. 90% HKD thực hiện kiểm tra tuân thủ Luật, chế độ kế toán và các chính sách kế toán. Điều này là minh chứng cho sự cam kết của họ đối với việc hoạt động kinh doanh theo đúng quy định và nguyên tắc.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP

Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán HKD trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, qua tìm hiệu thực trạng, nhóm tác giả đưa ra một số hàm ý như sau:

Thứ nhất, theo dõi, sử dụng đúng tài khoản khi hạch toán để thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

HKD cần theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày để lên sổ chi tiết tránh sai sót không đáng có về mặt số liệu hay ngày tháng phát sinh. Khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ mà thu tiền ngay, thì HKD phải hạch toán ngay vào tài khoản tiền chứ không hạch toán vào tài khoản phải thu.

Thường xuyên kiểm tra, rà soát sổ sách nội bộ HKD để phát hiện những sai sót trong công tác kế toán sớm nhằm sửa sai và bồi thường thiện hại nếu có.

Thứ hai, hoàn thiện công tác quản lý, bảo mật dữ liệu ở HKD

Phân quyền, tạo những tài khoản con cho các thành viên đăng nhập vào phần mềm kế toán để xử lý số liệu. Phân quyền nhập liệu và khóa những chức năng, như: chỉnh sửa số liệu những năm trước, xem những báo cáo quản trị, in sổ sách...

Thứ ba, hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

Một trong những hạn chế của HKD trên địa bàn Hưng Yên là chưa xây dựng hoàn chỉnh bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc kế toán. Đây là cơ sở quan trọng để bố trí nhân sự kế toán phù hợp, đồng thời là cơ sở để tổ chức kiểm tra giám sát, sự tuân thủ các quy trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán đảm bảo tính khoa học, chính xác, cũng như tính chuyên nghiệp trong công tác kế toán của kế toán viên, nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc, cũng như để lựa chọn, tuyển dụng, tổ chức đào tạo kế toán viên, đáp ứng yêu cầu công việc. Vì vậy, các HKD cần tổ chức xây dựng chi tiết công việc và xác định trách nhiệm, tiêu chuẩn cho từng kế toán viên về công việc các nhân viên đó đang phụ trách, khi đã gắn rõ trách nhiệm, từng thành viên sẽ phải cố gắng trong công việc được phân công, qua đó giúp cho kế toán viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình./

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Tài chính (2021), Thông tư số 40/2021/TT-BTC, ngày 01/6/2021 hướng dẫn về thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với HKD, cá nhân kinh doanh.

2. Bộ Tài chính (2021), Thông tư số 100/2021/TT-BTC, ngày 15/11/2021 sửa đổi một số điều của TT40/2021/TT-BTC.

3. Bộ Tài chính (2021), Thông tư số 88/2021/TT-BTC, ngày 11/10/2021 hướng dẫn chế độ kế toán cho các HKD, cá nhân kinh doanh.

4. Cục Thống kê tỉnh Hưng Yên (2022, 2023), Niêm giám thống kê các năm 2021, 2022, Nxb Thống kê.

5. Cục Thuế tỉnh Hưng Yên (2023), Báo cáo công tác quản lý thuế HKD năm 2023.

[1] Phương pháp khấu hao đường thẳng (hay còn gọi là phương pháp hao mòn đều) là phương pháp phổ biến được sử dụng để phản ánh sự mòn giảm giá trị của tài sản theo một tỷ lệ đều đặn qua mỗi giai đoạn sử dụng. Theo phương pháp này, giá trị mua ban đầu của tài sản cố định được chia đều cho số năm sử dụng dự kiến và mỗi năm sẽ được ghi nhận một khoản khấu hao bằng một phần nhỏ của giá trị ban đầu. Phương pháp này thường được ưa chuộng vì tính đơn giản và dễ thực hiện, đồng thời cho phép việc dự báo và dự trù nguồn lực tài chính một cách dễ dàng.