Các nhà lãnh đạo năng suất đưa ra danh sách việc cần làm

Bạn cần phải có ưu tiên để được sản xuất hiệu quả nhất. Tuy nhiên, hầu hết các danh sách công việc đều sắp xếp việc ưu tiên sai. Họ có xu hướng tập trung vào các vấn đề quan trọng mà cảm thấy cần nhấn mạnh hơn là nơi mà thời gian của bạn có thể được sử dụng hiệu quả nhất.

Ví dụ, một sự lựa chọn tuyệt vời cho một danh sách công việc phải làm là một Danh sách 20-80. Danh sách 20-80 được xây dựng dựa trên Nguyên tắc Pareto, về cơ bản xác định rằng 20 phần trăm nỗ lực của bạn tạo ra 80 phần trăm kết quả của bạn. Ví dụ về Nguyên tắc Pareto ở khắp mọi nơi. Tại nơi làm việc, có thể bạn đã trải nghiệm rằng 20 phần trăm người làm 80 phần trăm công việc, hoặc 20 phần trăm lực lượng bán hàng tạo ra 80 phần trăm doanh thu. Bạn cần một ví dụ gần gũi hơn? Nhìn vào tủ quần áo của bạn. Bạn có thể mặc 20 phần trăm quần áo của bạn trong 80 phần trăm thời gian.

Hãy thử vẽ một đường thẳng xuống giữa một miếng giấy. Viết "20 phần trăm" ở phía trên cùng bên trái và "80 phần trăm" ở phía trên cùng bên phải. Từ đó, thể hiện sự thiên vị bằng cách liệt kê những gì quan trọng nhất ở phần tỷ lệ 20 phần trăm. Tất cả các việc khác viết về phía bên phải. Nếu bạn làm đúng, bạn sẽ chỉ có một số ít nhiệm vụ ở phía bên trái của danh sách. Đó là những gì bạn và nhóm của bạn nên chú trọng ưu tiên và hoàn thành trước! Bạn sẽ tạo ra 80 phần trăm những gì quan trọng nhất cho tổ chức của bạn.

Các nhà lãnh đạo năng suất thường chậm lại dưới áp lực

Các nhà lãnh đạo năng suất thường thực hành một thói quen ngược lại - họ lãnh đạo tổ chức của họ từ một nơi yên tĩnh hơn khi có quá nhiều vấn đề xung quanh đang tác động vào họ. Mặc dù việc áp dụng thói quen này có vẻ khác với mỗi nhà lãnh đạo, nhưng vẫn có một vài nguyên tắc bao quát không đổi giữa các nhà lãnh đạo có năng suất nhất.

Thứ nhất, các nhà lãnh đạo có năng suất tạo ra thời gian và không gian để giảm tốc độ trước khi mọi thứ áp lực kéo tới. Thời gian này có thể là vào sáng sớm hoặc trước khi đi ngủ. Chìa khóa không phải là khi nó được lên lịch, nhưng nó đã được lên lịch trước khi bất cứ điều gì bổ sung được thêm vào lịch của họ. Khi những vấn đề khó khăn nảy sinh, họ không phải tranh giành thời gian để giải quyết các vấn đề này bởi vì họ đã lập kế hoạch thời gian dần từ khoảng lặng mỗi ngày.

Thứ hai, họ đã khắc phục đáng kể những phần thời gian để dẫn đầu từ một nơi yên tĩnh. Sẽ có nhiều giá trị tuyệt vời trong việc nghỉ ngơi 10 phút trong ngày, các nhà lãnh đạo hiệu quả biết những thời gian này là để nghỉ ngơi, không làm việc. Nghỉ ngơi ngắn là điều tốt cho việc tiếp sinh lực, nhưng không phải để suy nghĩ sâu sắc về các vấn đề lãnh đạo. Do đó, các nhà lãnh đạo có năng suất nhất sẽ mất tối thiểu 30 phút mỗi lần để họ có thể xử lý các vấn đề triệt để và sâu sắc.

Các nhà lãnh đạo năng suất sử dụng phép toán đơn giản cho những vấn đề khó nhất của họ

Có lẽ điều đặt ra cho những nhà lãnh đạo hiệu quả nhất là cách họ đương đầu với nghịch cảnh. Hầu hết mọi người đều tin rằng những việc xảy đến trong ngày của bạn dẫn đến kết quả của bạn. Họ chấp nhận một phương trình E = O; thử nghĩ: nếu mọi việc xảy ra theo ý của họ, kết quả của họ sẽ tốt, nhưng nếu các các việc không theo ý họ thì kết quả trở nên tồi tệ.

Vấn đề là phương trình dựa trên những gì chúng ta không thể kiểm soát được: các sự kiện xảy đến. Chúng ta không kiểm soát được thời tiết, nền kinh tế hay hành động của mọi người. Những người theo phương trình E = O cũng có thể thêm "= V" vào cuối bởi vì, nếu bạn cho phép các sự kiện xảy ra bằng kết quả của bạn, chắc chắn bạn sẽ kết thúc như một nạn nhân. Phương trình thực sự sau đó trở thành Sự kiện = Kết quả = Nạn Nhân. (E: events, O: outcomes, V: Victims)

Các nhà lãnh đạo hiệu quả biết điều này là không đúng và chấp nhận thói quen tiếp cận các tình huống thông qua phương trình Sự kiện + Phản ứng = Kết quả. Nguyên văn bởi Tiến sĩ Robert Resnick và đã được chia sẻ trong cuốn sách của Jack Canfield, The Success Principles, E + R = O (R: Reactions) cho phép các nhà lãnh đạo chuyển đổi cách mà họ dẫn đầu bằng cách thêm một chữ cái vào phương trình E = O. Đó là một ký tự cho phép họ và đội của họ giành chiến thắng bằng cách nhắc nhở họ tập trung vào một điều họ có thể kiểm soát – đó là phản ứng của họ.

Các nhà lãnh đạo sử dụng phương trình này cam kết kiểm soát phản ứng của họ cho dù họ đang phải đối mặt với những gì. Bằng cách thêm một ký tự này, những nhà lãnh đạo có thể biến ngay cả những việc xảy ra thách thức nhất thành kết quả tích cực.

Tóm lại

Bạn có muốn chuyển từ năng suất trung bình sang năng suất xuất sắc như là một nhà lãnh đạo? Hãy xem xét thay đổi thói quen của bạn. Nếu năng suất chủ yếu là về những gì được thực hiện tốt nhất, hãy tập thói quen tập trung vào việc làm tốt nhất những điều quan trọng nhất, làm chậm lại và kiểm soát phản ứng của bạn đối với các việc xảy ra trên thế giới.