Phạm Hiếu

Nguyễn Hoài Bảo Phương

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

Kiểm soát công nợ có tác động rất lớn đến bố trí cơ cấu nguồn vốn sao cho đảm bảo tình hình hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra bình thường, cũng như tác động đến hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, nghiên cứu này tập trung làm rõ những hạn chế trong kiểm soát công nợ tại loại hình công ty TNHH (gọi tắt LLCs) ở châu Á. Từ kết quả nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát công nợ cho loại hình công ty này ở Việt Nam.

Từ khóa: kiểm soát công nợ, châu Á, khả năng thanh toán, công ty TNHH

Summary

Debt control has a great impact on capital structure arrangement to ensure normal business operations, as well as impact on business performance. Therefore, this study focuses on clarifying the limitations in terms of debt control in limited liability companies (hereinafter referred to as LLCs) in Asia. From the research results, the authors propose solutions to improve debt control efficiency for this type of company in Vietnam.

Keywords: debt control, Asia, solvency, LLCs

GIỚI THIỆU

Loại hình LLCs đóng vai trò quan trọng trong mang lại sự linh hoạt và đảm bảo nghĩa vụ nợ cho các thành viên công ty. Tuy nhiên, quản lý nợ hiệu quả vẫn là mối quan tâm cấp bách của LLCs. Nghiên cứu tổng quan này tập trung làm rõ những hạn chế xung quanh quy trình kiểm soát công nợ tại LLCs ở châu Á, trong đó tập trung vào các vấn đề, như: thu nợ kém hiệu quả; kiểm soát nội bộ không tốt; thiếu quy định cụ thể về chiết khấu thương mại và giảm giá bán; thiếu phương pháp thu hồi nợ hiệu quả. Từ thực tế này, nghiên cứu khuyến nghị những giải pháp, mà LLCs Việt Nam cần triển khai để kiểm soát công nợ ngày một hiệu quả hơn.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp tiếp cận mô tả và phân tích nội dung được nhóm tác giả sử dụng khi phân tích thực trạng kiểm soát nợ tại LLCs ở châu Á, gồm: Trung Quốc (Daniel và cộng sự, 2012; Li, 2013; Wang và cộng sự, 2015); Việt Nam (Ha, 2021); Singapore (Loo, 2019) và Malaysia (Abdullah và cộng sự, 2018). Điều này phép nhóm tác giả thu thập dữ liệu liên quan đến các hạn chế cụ thể của quản lý nợ, chẳng hạn như: chính sách, quy trình và công cụ kiểm soát nợ.

CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÔNG NỢ TẠI LLCs Ở CHÂU Á

Thu hồi nợ kém hiệu quả

Li (2013) xác định những thách thức pháp lý và quy định trong thị trường nợ xấu ở Trung Quốc, bao gồm sự phụ thuộc vào các gói cứu trợ của chính phủ và thiếu luật thống nhất cho các công ty quản lý tài sản. Trong khi đó, Ofgem (2010) nêu lên mối lo ngại về xem xét từng trường hợp riêng lẻ trong việc quản lý và ngăn ngừa nợ cho các nhà cung cấp, dẫn tới sự cần thiết phải có cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm. Các nghiên cứu này nhấn mạnh sự cần thiết về quản lý tổ chức tài chính hiệu quả và thực tiễn thu nợ lấy khách hàng làm trung tâm, trong giải quyết việc thu hồi công nợ kém hiệu quả đối với khách hàng tại LLCs ở châu Á.

Kiểm soát nội bộ không tốt

Việc nghiên cứu toàn diện các tài liệu hiện có liên quan đến những thiếu sót trong kiểm soát nội bộ của LLCs hoạt động ở châu Á, sẽ mô tả những ảnh hưởng nhiều mặt bắt nguồn từ cơ cấu quản trị doanh nghiệp và các thuộc tính cụ thể của công ty (Lu và cộng sự, 2019). Những thiếu sót này gây ra nhiều hậu quả kinh tế, bao gồm sự suy giảm chất lượng thông tin kế toán, phản ứng của thị trường và hợp đồng nợ (Wang và cộng sự, 2015). Hơn nữa, hiệu quả của cơ chế kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào sự tương tác của nhiều yếu tố quyết định khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn ở tỷ lệ tài chính, hiệu quả phân bổ nguồn lực và việc tuân thủ các nhiệm vụ quy định (Ha, 2021). Việc tổng hợp những hiểu biết mang tính học thuật này nhấn mạnh sự cần thiết của một cách tiếp cận đa chiều, nhằm cải thiện các lỗ hổng kiểm soát nội bộ trong LLCs tại châu Á, đòi hỏi phải tập trung phối hợp vào việc tăng cường cơ cấu quản trị doanh nghiệp, điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với các đặc điểm cụ thể của công ty và đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp lý.

Thiếu quy định cụ thể về chiết khấu thương mại và giảm giá bán

Việc thiếu các khung pháp lý chính xác quản lý chiết khấu thương mại và giảm giá bán trên khắp châu Á mang lại những tác động sâu sắc đến nỗ lực quản lý và thu hồi nợ trong LLCs. Spriggs và cộng sự (1994) cho rằng, các cơ quan quản lý cần hiện đại hóa các mô tả về giảm giá, từ đó thúc đẩy một môi trường có lợi cho cạnh tranh cao hơn và các hoạt động đổi mới. Hơn nữa, cả Daniel (2012) và Abdullah (2018) đều nhấn mạnh sự cấp thiết của việc thiết lập các mô hình quản lý rõ ràng và nhất quán trên khắp châu Á, trong đó Daniel đặc biệt ủng hộ các hướng dẫn liên quan đến hoạt động bán khống. Tăng cường những khẳng định này, Loo (2019) nhấn mạnh vai trò then chốt của việc thực hiện các biện pháp kiểm soát mạnh mẽ chi phối các quy định hợp đồng liên quan đến giá cả, cảnh báo trước những nguy cơ thiếu sót quy định trong việc thúc đẩy các hoạt động thương mại không công bằng. Nhìn chung, những vấn đề này nhấn mạnh sự cấp thiết của việc xây dựng và thực hiện các khung pháp lý chi tiết và mở rộng hơn trên khắp châu Á, nhằm thúc đẩy các hoạt động thương mại công bằng và minh bạch, đặc biệt là trong phạm vi hoạt động của LLCs.

Thiếu phương pháp thu hồi nợ hiệu quả

Theo Dariusz Stach (2014), trong môi trường kinh tế hiện tại, các công ty đang phải đối mặt với nhiều điều kiện thay đổi, đó là lý do tại sao cần một công cụ tối ưu duy nhất là hệ thống phương pháp quản lý hiệu quả. Do đó, cần áp dụng một hệ thống quản lý hiệu quả của các khoản phải thu/nợ, một phần của quản lý rủi ro tài chính trong công ty. Nhìn chung, việc thiếu phương pháp thu hồi nợ hiệu quả gây ra nhiều vấn đề cho LLCs tại châu Á. Đặc biệt là khi nhiều khách hàng không muốn trả nợ và để nợ đọng trong một thời gian dài. Điều này gây ra mất mát lớn về vốn và tạo ra các khoản nợ khó đòi. Việc nợ đọng không chỉ ảnh hưởng đến nguồn vốn của LLCs, mà còn gây ra sự bất tiện trong quản lý tài chính hàng ngày.

KHUYẾN NGHỊ GIẢI PHÁP CHO LLCs Ở VIỆT NAM

Từ nghiên cứu về những hạn chế, tồn tại trong kiểm soát công nợ của LLCs tại các quốc gia ở châu Á, nhóm tác giả đề xuất một số kiến nghị, nhằm cải thiện công tác thu hồi nợ trong LLCs hoạt động tại Việt Nam như sau:

Một là, cơ quan quản lý nên tạo hành lang pháp lý đồng bộ, chặt chẽ, để giúp các LLCs có thể triển khai thuận lợi quy trình thu hồi nợ

Trên cơ sở hành lang pháp lý đồng bộ, minh bạch, LLCs có thể tăng cường khả năng thu hồi nợ bằng cách cải thiện quy trình thu hồi đối với các khoản phải thu (Hình 1) và các khoản phải trả (Hình 2).

Đối với các khoản phải thu: Quy trình cải thiện các khoản phải thu như Hình 1.

Hình 1: Quy trình cải thiện các khoản phải thu

Nguồn: Henri Heinola, 2010

(i) Trước khi cung cấp hàng hóa/dịch vụ: LLCs cần đánh giá mức độ tín nhiệm của khách hàng bằng cách thu thập chi tiết các khoản nợ của đối tác; đánh giá báo cáo tài chính, bao gồm tài khoản lãi/lỗ của khách hàng; tính toán và nhận xét tỷ lệ nợ trên thu nhập. Việc tính toán và phân tích sẽ giúp LLCs đưa ra quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không. LLCs phải có kế hoạch quản lý các khoản thu hợp lý với từng hợp đồng kinh tế.

(ii) Trong thời hạn thỏa thuận thanh toán: Sau khi bán hàng, kế toán công nợ tại LLCs tiến hành xuất hóa đơn trên phần mềm kế toán và dựa trên thông tin đó để theo dõi và làm việc với phòng kinh doanh, nhằm đốc thúc khách hàng thanh toán công nợ. Kế toán cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng, để đảm bảo khách hàng ghi nhận đúng công nợ và tránh trường hợp khách hàng chưa nhận được hàng hóa. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ. Nếu khách hàng thanh toán chuyển khoản, kế toán tạo giấy báo có trên phần mềm và cuối tháng đối chiếu với sao kê ngân hàng.

(iii) Sau thời hạn thỏa thuận thanh toán: Theo Henri Heinola (2010), LLCs cần xây dựng quy trình thu nợ giống nhau cho tất cả khách hàng, phương pháp thông dụng nhất là gửi thư nhắc nhở hoặc gọi điện trực tiếp cho khách hàng. Công ty nhắc nợ cho khách hàng tối đa 3 lần. Thư nhắc nhở được gửi theo danh sách khách hàng có khoản nợ quá hạn. Danh sách được tổng hợp từ phần mềm và thư nhắc nhở được gửi bởi kế toán tổng hợp. Thư nhắc nợ đầu tiên được gửi khi khách hàng nợ quá hạn thanh toán 15 ngày. Bản sao của hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được đính kèm với thư nhắc nhở đầu tiên, bởi đôi khi khách hàng chưa nhận được hóa đơn gốc hoặc đã nhận nhưng bị thất lạc. Ngoài ra, cũng có một số trường hợp khách hàng nói rằng, họ chưa nhận được hóa đơn gốc để kéo dài thêm thời gian thanh toán. Thư nhắc nợ lần thứ hai được gửi khi nợ quá hạn thanh toán 30 ngày. Sau khi thư nhắc lần này được gửi, nhân viên kinh doanh của LLCs sẽ được nhận thông báo về thanh toán chậm. Sau đó, nhóm nhân viên này bắt đầu điều tra lý do tại sao thanh toán chậm và cần thực hiện các hành động tiếp theo. Thư nhắc nợ lần thứ ba được gửi khi hóa đơn quá hạn thanh toán hơn 45 ngày. Sau khi quá hạn thanh toán quá 60 ngày, công ty sẽ bàn giao cho bên thứ 3 chuyên thu hồi nợ, để đôn đốc khách hàng tìm nguồn thu nhập để trả nợ.

Ngoài ra, đối với trường hợp khách hàng đưa ra khiếu nại về sản phẩm, tranh chấp khiếu nại cần được giải quyết trước khi khách hàng được yêu cầu thanh toán. Đối với nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ chưa đến hạn thanh toán, nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn…, thì LLCs cần dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

Đối với các khoản phải trả: Để đảm bảo uy tín của LLCs, giữ vững mối quan hệ kinh tế lâu dài giữa LLCs và nhà cung cấp, đồng thời nâng cao sức cạnh tranh của bản thân trên thị trường, LLCs có thể xây dựng quy trình kiểm soát các khoản phải trả theo Hình 2.

Hình 2: Quy trình kiểm soát các khoản phải trả

Nguồn: Al-Hussein, R. (2014)

Sau khi tiếp nhận được hóa đơn, nhân viên kế toán tổng hợp bắt đầu nhiệm vụ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, các điều khoản thanh toán hợp đồng và tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ. Mỗi nhà cung cấp đều có bảng báo giá phản ánh mức giá hai bên cùng thỏa thuận; hóa đơn được kiểm tra dựa trên đơn giá. Nếu hóa đơn đã được người có thẩm quyền ký xác nhận, thì sẽ được nhập vào hệ thống. Sau các bước này, hóa đơn sẽ được gửi đến trưởng phòng để phê duyệt. Hóa đơn được phê duyệt đang chờ thanh toán thông qua hệ thống thanh toán tự động.

Hai là, cần thiết lập các cơ chế hợp tác chặt chẽ với các đối tác bên ngoài và cơ quan chính phủ

Trong một số trường hợp, các khoản nợ có thể liên quan đến các công ty hoặc cá nhân đặt trụ sở ở nước ngoài, nên việc có cơ chế hợp tác với các cơ quan chính phủ và đối tác bên ngoài sẽ giúp LLCs đối phó với rủi ro đa quốc gia trong quá trình thu hồi nợ, đặc biệt là trong trường hợp các bên liên quan có trụ sở hoặc tài sản ở nhiều quốc gia khác nhau. Các cơ quan chính phủ thường có vai trò quan trọng trong quản lý hệ thống pháp luật và giải quyết tranh chấp, nên việc hợp tác với họ có thể cung cấp hỗ trợ pháp lý và quy trình, để giải quyết các tranh chấp liên quan đến thu hồi nợ của LLCs.

Ba là, cần nâng cao hiểu biết về quản lý tài chính

LLCs cần chú trọng nâng cao hiểu biết về tình hình tài chính và nhận thức được vai trò của quản lý tài chính trong việc thu hồi nợ, trên cơ sở đó sẽ đưa ra những quyết định tài chính thông minh hơn, từ việc lập kế hoạch ngân sách, đến quản lý nợ đúng cách. Trong những trường hợp nợ nhiều và khó thu hồi, việc hiểu biết về quản lý tài chính có thể giúp LLCs xây dựng kế hoạch tái cơ cấu tài chính, để giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng thu hồi nợ.

Bốn là, tăng cường sử dụng công nghệ thông tin nhằm cải thiện khả năng thu hồi nợ

Công nghệ có thể giúp tăng cường quy trình thu hồi nợ thông qua việc tự động hóa các quy trình, cải thiện khả năng theo dõi và giám sát: (i) Kế toán trong Odoo (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP): Odoo Accounting cung cấp tính năng nhắc nợ để giúp doanh nghiệp quản lý các khoản nợ một cách hiệu quả, bởi cho phép thiết lập các điều kiện nhắc nợ tự động, gửi thông báo cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh khi hóa đơn quá hạn thanh toán; (ii) Phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI): sử dụng các công nghệ phân tích dữ liệu và AI, để dự đoán các mẫu hành vi của khách hàng và đưa ra các chiến lược thu hồi nợ phù hợp./.

Tài liệu tham khảo

1. Abdullah, N. C., and Rosnan, H. (2018), Excessive Pricing by SMEs: A Comparative Approach of Legislators' Behaviour and Sellers' Behaviour, Environment-Behaviour Proceedings Journal, 3(8), 109-114.

2. Al-Hussein, R. (2014), A Framework for Examining and Improving the Accounts Payable Process in Construction, https://doi.org/10.7939/R3TT4G218.

3. Daniel, J., and Lhabitant, F.-S. (2012), Chapter 20 - New Regulatory Developments for Short Selling in Asia: A Review. In G. N. Gregoriou (Ed.), Handbook of Short Selling, 303-313, San Diego: Academic Press, https://doi.org/10.1016/B978-0-12-387724-6.00020-9.

4. Ha, H.H. (2021), An Empirical Analysis on Determinants of Accounting Internal Control Effectiveness: Evidence from Emerging Market, International Journal of multidisciplinary research and analysis, 04(05), https://doi.org/10.47191/ijmra/v4-i5-12.

5. Heinola, H. (2010), Bachelor's thesis, CREDIT MANAGEMENT: How to improve Tamfelt's internal credit management processes?, retrieved from https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/14737/henri_heinola.pdf?sequence=1.

6. Li, J. (2013), Non-Performing Loans and Asset Management Companies in China: Legal and Regulatory Challenges for Achieving Effective Debt Resolution and Recovery, retrieved from https://ssrn.com/abstract=2574008.

7. Loo, Wee Ling (2019), Control of price related terms in standard form contracts in Singapore, Control of Price Related Terms in Standard Form Contracts, retrieved from https://ink.library.smu.edu.sg/sol_research/3017.

8. Lu, Y., and Ma, D. (2019), International Control Weakness: A Literature Review, Accounting and Finance Research, 8, 121, https:// doi:10.5430/afr.v8n2p121.

9. Ofgem (2010), Review of suppliers’ approaches to debt management and prevention, retrieved from https://www.ofgem.gov.uk/publications/review-suppliers-approaches-debt-management-and-prevention.

10. Spriggs, M.T., and Nevin, J.R. (1994), The Legal Status of Trade and Functional Price Discounts, Journal of Public Policy & Marketing, 13, 61-75.

11. Wang, X., Gao, J.Y., and Lu, Q. (2015), A literature review of internal control deficiencies, 12th International Conference on Service Systems and Service Management (ICSSSM), 1-4.