Kỷ nguyên kỹ thuật số đang gây ra sự chậm trễ, chậm chạp trong khả năng giao tiếp bằng lời nói của chúng ta. Cụ thể, phần giao tiếp bằng lời nói đã không đòi hỏi phải có từ ngữ - sự lắng nghe tích cực.

Điều này ảnh hưởng đến tất cả các thế hệ, không chỉ Millennials (Thế hệ những người trưởng thành). Là một Gen-Xer bản thân Marcel Schwantes (Tác giả bài viết) hoàn toàn thừa nhận rằng anh đã kết nối 24/7 ứng dụng di động, nhắn tin, email và phương tiện truyền thông xã hội đã trở thành một. Tốc độ truyền đạt từ 140 ký tự trở xuống chắc chắn là thuận tiện, nhưng tôi cần phải bảo vệ, chống lại việc làm giảm khả năng của mình để nói nhiều hơn và lắng nghe đồng nghiệp cũng như khách hàng khi cần thiết.

Điều này có nghĩa là dũng cảm bước ra từ vùng kỹ thuật số an toàn của chúng ta để giải quyết trực tiếp sự không lường trước được cảm xúc của con người. Đây là những gì các thế hệ trước đây đã từng làm và là cách nhanh nhất để cắt đứt cuộc xung đột hoặc đặt kỳ vọng rõ ràng đúng ý định, nếu bạn là người lãnh đạo.

Nền tảng để xây dựng mối quan hệ mạnh

Tôi tin rằng kỹ năng lắng nghe tích cực trong cuộc trò chuyện là nền tảng cho truyền thông tuyệt vời của con người. Với công nghệ, chúng ta đang trở nên ít cơ hội trong việc phát triển kỹ năng nghe của mình, và ít nhận thức xã hội về hiệu quả của nó đối với kinh doanh như một lợi thế cạnh tranh.

Boris Groysberg và Michael Slind làm rõ sự cần thiết của lắng nghe trong nghiên cứu của họ được xuất bản trong cuốn sách Talk, Inc.

Họ thấy rằng các nhà lãnh đạo hiệu quả nhất trong hơn 100 công ty sử dụng các nguyên tắc của "cuộc hội đàm tổ chức." Đây là bí mật? Điều hành công việc kinh doanh của bạn như hai người đang có một cuộc trò chuyện, điều mà hầu hết các công ty lớn không bap giờ làm.

Trong bài báo Harvard Business Review, "Leadership is a Conversation", họ nói:

Các nhà lãnh đạo, người tổ chức các cuộc nói chuyện tổ chức thực sự biết khi nào nên dừng nói chuyện và bắt đầu lắng nghe. Rất ít hành vi tăng cường sự thân mật trong cuộc trò chuyện cũng như tham gia vào những gì mọi người nói. Sự chú ý thực sự là tín hiệu tôn trọng mọi người thuộc mọi cấp bậc và vai trò và thậm chí là khiêm tốn.

Một cuộc thăm dò không chính thức gần đây tôi thực hiện trên LinkedIn cho thấy sự cần thiết phải lắng nghe tích cực hơn tại nơi làm việc. Tôi đã đặt câu hỏi để tìm ra những gì các nhà quản lý đang làm sai: "Một lỗi mà các nhà lãnh đạo làm thường xuyên hơn những người khác là…?"

Tôi nhận được hàng trăm câu trả lời, mà tôi xếp hạng và công bố có 8 sai lầm các nhà quản lý hay mắc phải, theo nhân viên của họ. Sai lầm xếp thứ 3 rõ ràng và đơn giản - họ không lắng nghe. Việc thiếu truyền thông hai chiều - gửi mà không nhận được - là một hối tiếc rõ ràng đối với nhiều người.

Cải thiện kỹ năng nghe tích cực của bạn

Nó vẫn là một trong những kỹ năng được dạy ít nhất trong lãnh đạo, nhưng lại được sử dụng nhiều nhất. Như các nghiên cứu chỉ ra, chúng ta dành 70 đến 80 % giờ thức dậy của chúng ta vào một số hình thức truyền thông và vào thời điểm đó, 45 % hình thức đó đã được dành để nghe.

Và mặc dù nhiều nhà lãnh đạo cho rằng họ là những người nghe tốt, các nghiên cứu khẳng định rằng hầu hết chúng ta đều là những người nghe kém và không hiệu quả. Khi bạn nói chuyện với sếp, đồng nghiệp, hoặc khách hàng trong 10 phút, các nghiên cứu chỉ ra rằng: Họ chú ý đến ít hơn một nửa cuộc trò chuyện. Trong vòng 48 giờ, bất cứ thông tin nào họ giữ lại giảm xuống còn 25 %. Nói cách khác, chúng ta thường hiểu và giữ lại chỉ một phần tư những gì chúng ta nghe được.

Là một nhà lãnh đạo, xây dựng kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn là rất quan trọng để giải quyết vấn đề, xây dựng sự tin tưởng và giành lấy trái tim cũng như tâm trí của nhân viên. Dưới đây là 8 điều bạn có thể làm để phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực của mình.

1. Dừng nói chuyện

Nói cách khác, hãy dừng lại những gì bạn đang làm và loại bỏ những phiền nhiễu của bạn trong thời điểm này. Sau đó cho người nói sự chú ý đầy đủ của bạn. Những gì bạn giao tiếp không bằng lời nói đó là: "Tôi quan tâm đến những gì bạn nói."

2. Đặt người khác ở vị trí thoải mái

Bạn làm điều đó bằng cách đầu tiên đặt mình ở vị trí hoải mái. Hãy thư giãn, sử dụng những lời gợi ý như "Điều gì đang xảy ra? Bất cứ điều gì tôi có thể giúp bạn?". Có ngôn ngữ cơ thể mở / tư thế, không vội vã trong cuộc trò chuyện, cho người nói thời gian suy nghĩ và xử lý suy nghĩ của mình.

3. Không gián đoạn, không ép thời gian

Hãy đóng góp ý kiến của bạn đúng lúc. Việc dành thời gian lắng nghe sẽ phản ánh lại những gì bạn đã nghe hoặc nêu rõ quan điểm của bạn. Trong khi người nói đang nói về trường hợp của mình, bạn phải kiên nhẫn, tiếp tục tư thế mở và tư thế để lộ sự thấu hiểu.

4. Biểu thị sự đồng cảm

Thực hiện một tuyên bố hối tiếc và chân thành về những gì bạn đã nghe. Mở lời đề nghị giúp đỡ họ. "Tôi muốn hiểu vấn đề của bạn, bạn sẽ giúp tôi chứ?" Đây là cách để bước vào đôi giày của người khác để tăng sự hiểu biết của bạn.

5. Giải thích

Cố gắng tóm tắt và phản ánh lại những gì bạn đã nghe và trình bày lại nó cho người nói một cách thiện cảm. Sử dụng "Những gì tôi nghe bạn nói là ..." để làm rõ được trên cùng một vấn đề. Điều này thường giúp giải tỏa căng thẳng và cho nhân viên thấy rằng bạn thực sự đang cố gắng hiểu tình huống của họ.

6. Hỏi các câu hỏi mở

Đặt câu hỏi mở là một cách tuyệt vời để thu hút mọi người trong cuộc trò chuyện, đòi hỏi phải có câu trả lời đầy đủ bằng cách sử dụng kiến thức hoặc cảm xúc của người nói. Sử dụng các câu hỏi để làm sáng tỏ và hiểu rõ như: "Bạn đề nghị chúng tôi làm gì?"

7. Sử dụng sự im lặng

Bằng cách luyện tập sự im lặng, bạn hãy để cho mình thoải mái với cái không biết, dừng lại trong giây phút và để cho sự xung đột lành mạnh, sự khó chịu, niềm vui hoặc nỗi sợ hãi xuất hiện. Đừng nhầm lẫn với sự căng thẳng. Nếu có bất kỳ sự căng thẳng nào tồn tại, nhận thức theo thời gian sẽ bị bóp méo rất nhiều. Sử dụng sự im lặng để giúp cuộc đối thoại luân chuyển tự nhiên và cả hai bên đều xử lý mọi thứ thấu đáo mà không có áp lực.

8. Cho phép khiển trách

Bạn có thể thấy rằng trong một số tình huống nghe, vai trò tốt nhất của bạn là chỉ hoạt động như một bảng thu âm thanh cho nhân viên của bạn và bạn cho phép họ gây áp lực hay khiển trách.