Từ khóa: kế toán quản trị, doanh nghiệp nhỏ và vừa, thách thức

Summary

Management accounting is a specialized area of accounting that helps to grasp the problems of enterprises, especially the financial status, to serve internal governance and management decision making. The article presents challenges in applying management accounting in small and medium enterprises (SMEs) in Vietnam, thereby proposing appropriate solutions.

Keywords: management accounting, small and medium enterprises, challenges

GIỚI THIỆU

Với đặc thù là một hệ thống kế toán nội bộ cung cấp thông tin quản lý cho các nhà quản trị, KTQT đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình ra quyết định của các nhà quản trị, như: hoạch định hay điều chỉnh chiến lược kinh doanh; hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh hàng ngày; hỗ trợ việc lập các mục tiêu và xây dựng các hoạt động kinh doanh; hay đánh giá kết quả của các hoạt động kinh doanh nhằm mục đích tối ưu các nguồn lực kinh tế.

Thời gian qua, những khó khăn chung của nền kinh tế đã khiến các DNNVV phải cạnh tranh khốc liệt để tồn tại. Chính điều này đã đặt ra yêu cầu buộc các DNNVV phải sử dụng các công cụ quản lý phù hợp, trong đó có KTQT, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định của các nhà quản trị một cách hiệu quả nhất.

Trong bài viết này, tác giả muốn đề cập đến khái niệm chung nhất về KTQT; tầm quan trọng của KTQT; một số thách thức và giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động KTQT tại các DNNVV.

Ảnh minh họa

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA KTQT TRONG DNNVV

Khái niệm

Theo Luật Kế toán Việt Nam năm 2015, KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Nói các khác, KTQT sẽ chịu trách nhiệm theo dõi, nhằm nắm bắt các vấn đề, đặc biệt là thực trạng tài chính của DN. Từ đó, tổng hợp, phân tích các thông tin chuyển tới ban nhà quản lý dưới dạng báo cáo quản trị.

Về mặt bản chất, KTQT trong hoạt động của các DNNVV là một quá trình thu thập, phân tích, đánh giá, tổng hợp nhằm mục đích trình bày và truyền đạt thông tin được các nhà quản trị sử dụng trong quá trình lập kế hoạch, đánh giá và kiểm soát trong nội bộ DN để tối ưu hóa các nguồn lực kinh tế của họ.

Tầm quan trọng của KTQT

Vai trò của KTQT ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động của các DN nói chung, DNNVV nói riêng. Điều này có thể được thể hiện rất rõ thông qua các chức năng sau của KTQT:

(i) Hỗ trợ việc lập kế hoạch và giám sát

KTQT có thể được các nhà quản trị sử dụng như một công cụ đắc lực trong việc hoạch định kế hoạch kinh doanh chiến lược, như: đưa ra mục tiêu và xây dựng chính sách... Trong suốt quá trình này, các nhà quản trị sẽ tính đến cả những yếu tố không chắc chắn (rủi ro) thông qua phương pháp thống kê, xác suất...

Bên cạnh đó, KTQT cũng giúp các nhà quản trị có cơ sở để đưa ra các định mức lợi nhuận/chi phí chuẩn cho từng hoạt động kinh doanh hay cho từng đơn vị kinh doanh. Tiếp đó, KTQT cũng là công cụ đắc lực giúp giám sát việc thực hiện các kế hoạch này. Nhờ đó, KTQT sẽ giúp định lượng và chỉ ra những khác biệt giữa kết quả kinh doanh thực tế so với kết quả kinh doanh dự kiến được lập theo kế hoạch và theo định mức chuẩn.

(ii) Hỗ trợ công tác quản lý và điều hành

Một trong những chức năng quan trọng của KTQT là trợ giúp cho các nhà quản trị đánh giá và đo lường được những tác động kinh tế của những quyết định kinh doanh sẽ được lựa chọn đối với kết quả kinh doanh của DN.

KTQT sẽ đưa ra những phân tích và đánh giá dựa trên các giả thuyết về những thay đổi liên quan đến môi trường kinh doanh, cũng như tình hình tài chính của DN cho từng phương án hay quyết định kinh doanh của các nhà quản trị. Điều này sẽ giúp cho các nhà quản trị tối ưu hóa được ưu điểm của từng phương án, cũng như hạn chế thấp nhất những rủi ro, tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của DN liên quan đến việc ra quyết định của mình.

(iii) Hỗ trợ việc liên kết và truyền đạt thông tin

Bộ phận KTQT được đặt ở vị trí trung tâm, chuyên khai thác thông tin từ các nguồn khác nhau. Do đó, KTQT không những có khả năng tiếp nhận - phản hồi thông tin với các nhà quản trị cao cấp (tổng giám đốc) hay các nhà quản trị ở cấp phòng/ban nghiệp vụ, mà còn tiếp nhận và xử lý các thông tin từ môi trường bên ngoài DN. Do đó, bộ phận KTQT cần hiểu rất rõ vai trò của các bộ phận chức năng khác trong DN. Ngoài việc truyền đạt thông tin hiệu quả đến các bộ phận chức năng khác, bộ phận KTQT cũng phải phối hợp và hợp tác với các bộ phận đó, ví dụ trong quá trình lập kế hoạch, KTQT phải dựa trên sự trao đổi thông tin, phối kết hợp và hợp tác tốt giữa các bộ phận với nhau.

(iv) Hỗ trợ việc thích ứng linh hoạt với sự thay đổi

Ngày nay, môi trường kinh doanh đang có sự thay đổi một các nhanh chóng bởi các diễn biến của thị trường trên thế giới và trong khu vực, bởi sự tiến bộ không ngừng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0… Vì thế, để giảm thiểu những tác động tiêu cực tới các hoạt động kinh doanh, các nhà quản trị phải được cảnh báo một cách kịp thời và đầy đủ về các sự kiện này cũng như các tác động của chúng. Đây là nhiệm vụ của KTQT.

THÁCH THỨC KHI VẬN DỤNG KTQT TẠI CÁC DNNVV

Từ thực tế hoạt động của DNNVV hiện nay, có thể nhận thấy một số thách thức trong việc triển khai KTQT, đó là:

Một là, về mặt pháp lý: Mặc dù trong công tác kế toán, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 132/2018/TT-BTC, ngày 28/12/2018 hướng dẫn chế độ kế toán cho DNNVV, tuy nhiên, đối với KTQT tại DN nói chung và DNNVV nói riêng, cơ sở pháp lý duy nhất vẫn là Thông tư số 53/2006/TT-BTC, ngày 12/06/2006 về việc hướng dẫn áp dụng KTQT trong DN.

Thực tế, cơ quan quản lý luôn khuyến khích DN thực hiện KTQT để đưa ra các quyết định điều hành đúng đắn, không có ý định quy định thông qua các văn bản pháp lý vì KTQT chủ yếu phục vụ nội bộ DN. Tuy nhiên, hiện nay, không ít DNNVV phát triển lên từ hộ kinh doanh, có nguồn lực tài chính kém, năng lực tài chính yếu... Vì không bắt buộc về mặt pháp lý, nên đến nay việc áp dụng vẫn còn ít hoặc mang tính hình thức.

Hai là, tư duy và nhận thức của các chủ DNNVV Việt Nam về KTQT còn chưa đầy đù. Trong hầu hết các bộ phận kế toán của DNNVV, phần KTQT chưa thực sự được coi trọng, và dẫn đến là chưa có được vị trí độc lập đối với kế toán tài chính. Hầu hết tổ chức công tác KTQT được kết hợp với kế toán tài chính, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của việc kiểm soát, cũng như đưa ra quyết định kinh doanh của chính bộ phận quản trị trong các DN.

Ở DNNVV, thông tin kế toán chủ yếu là do hệ thống kế toán tài chính cung cấp, mà về mặt bản chất đây là loại hình thông tin phục vụ cho đối tượng bên ngoài DN. Trong khi đó, thông tin phục vụ cho công tác quản trị mang tính chất nội bộ liên quan đến dự toán, đánh giá trách nhiệm, ra quyết định… phải được bộ phận KTQT cung cấp, lại còn rất nghèo nàn và hầu hết đang dừng ở mức độ ghi nhận sự kiện, chứ chưa trở thành một hệ thống thông tin độc lập phục vụ yêu cầu quản trị của DN.

Một vấn đề khác của việc vận dụng KTQT trong DNNVV chính là nhận thức hay hiểu biết của người chủ DNNVV đối với sự đóng góp của KTQT trong thành công của DN. Rất nhiều người chủ muốn giữ lại sự kiểm soát của mình đối với DN, nên không muốn tuyển dụng KTQT viên chuyên nghiệp. Bản thân người chủ trong trường hợp này muốn tự “tay” phân tích dữ liệu, vì cho rằng, các báo cáo của KTQT viên quá tóm lược và không phản ánh toàn bộ bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của DN.

Bên cạnh đó, việc vận dụng KTQT tại các DNNVV thường hay vấp phải thái độ ngờ vực, dè chừng từ phía các nhà quản lý và các nhân viên. Sự ngờ vực hay dè chừng này có thể xuất phát từ việc cảm thấy bị đe dọa về quyền lực, hoặc đơn giản là nhân viên cảm thấy bị giao thêm công việc, mà không được thưởng gì thêm, từ đó dẫn đến thái độ không tin tưởng hay chỉ trích…

Ba là, khó khăn về nguồn lực. Do DNNVV hay gặp khó khăn do thiếu thốn về mặt nguồn lực, nên việc tuyển dụng một KTQT viên chuyên nghiệp, làm việc toàn thời gian về mảng KTQT là rất hiếm. Thay vào đó, nhân sự này hay kiêm nhiệm nhiều công tác khác nhau hoặc có thể thiếu các kỹ năng của một KTQT viên chuyên nghiệp. Trong khi, xét về mặt nhân sự, thì người làm công tác KTQT trong DNNVV thường là người có hiểu biết toàn diện về mọi mặt quản lý kinh doanh của DN, tức là nhân sự này hiểu và nắm rõ hầu hết, từ lớn đến nhỏ, các công việc kinh doanh: từ kế hoạch chiến lược kinh doanh hàng năm cho đến báo cáo tình hình tài chính hàng tháng… Và, thường thì người này hỗ trợ người chủ DN trong vấn đề ra quyết định kinh doanh. Do đó, để đảm bảo được vai trò của mình, thì việc đòi hỏi nhân sự làm KTQT phải có một kiến thức tổng thể, toàn diện về mọi mặt của DN là yêu cầu tất yếu, từ các vấn đề về quan hệ trong nội bộ DN cho đến quy trình xử lý kế toán.

Việc thiếu thốn về mặt nguồn lực không chỉ ảnh hưởng đến nhân sự làm công tác KTQT, mà còn ảnh hưởng đến hệ thống dữ liệu. Nó gây ra sự thiếu hụt các quy trình xử lý phức tạp trong KTQT, hay sự thiếu hụt hệ thống hoạch định tài nguyên DN (ERP) trong việc cung cấp dữ liệu cho hoạt động kế toán. Từ đó, dẫn đến các thông tin cung cấp cho nhà quản trị sẽ kém giá trị trong việc hỗ trợ ra quyết định về hoạch định và kiểm soát. Ngoài ra, sự thiếu hụt về các thông tin và báo cáo tư vấn chuyên nghiệp sẽ khiến cho các quyết định về tài chính dựa chủ yếu trên các ý kiến cá nhân, thường là kinh nghiệm, chủ quan.

Bốn là, về mức độ áp dụng KTQT: Tại Việt Nam đang tồn tại mối liên hệ tỷ lệ thuận giữa quy mô DN và việc lựa chọn vận dụng KTQT như là công cụ quản lý. Theo đó, các DN có quy mô càng lớn và phức tạp, thì nhu cầu và xu thế quản trị càng cao, nên việc lựa chọn KTQT như là phương tiện quản lý được chấp nhận. Nghiên cứu của Trần Ngọc Hùng (2016), thông qua khảo sát 290 DNNVV cho thấy, trong số 186 DNNVV Việt Nam xác nhận có vận dụng KTQT tại DN, thì loại hình DN quy mô vừa chiếm tỷ trọng áp đảo đến 80,1% (tương ứng với 149 DN), kế tiếp là DN nhỏ với tỷ lệ 19,4% (tương ứng với 36 DN). Số DN siêu nhỏ có vận dụng KTQT chiếm tỷ lệ cực kỳ khiêm tốn với tỷ lệ 0,5% (tương ứng với 1 DN). Ngược lại, trong số 104 DNNVV Việt Nam xác nhận không có vận dụng KTQT tại DN, thì loại hình DN quy mô siêu nhỏ chiếm tỷ trọng áp đảo đến 63,5% (tương ứng với 66 DN), kế tiếp là DN nhỏ với tỷ lệ 26% (tương ứng với 27 DN). Số DN vừa không có vận dụng KTQT chiếm tỷ lệ ít hơn nhiều là10,5% (tương ứng với 11 DN).

Có thể nói, tại DNNVV, nếu đã áp dụng KTQT, thì chỉ mới áp dụng sơ khai, thậm chí mang tính hình thức khi mà đơn giản chỉ là sự kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT, KTQT chỉ là chi tiết hóa số liệu của kế toán tài chính.

Năm là, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào KTQT chưa được chú trọng: Những năm gần đây, với sự phát triển của Cách mạng công nghiệp 4.0, CNTT đã được quan tâm, đầu tư trong hoạt động kế toán của DNNVV thông qua việc ứng dụng các phần mềm kế toán. Tuy nhiên, đối với KTQT, do các DNNVV quan tâm chưa nhiều, nên việc đầu tư nguồn lực cho ứng dụng CNTT trong hoạt động KTQT thường được lồng ghép cùng với xây dựng bộ máy kế toán chung.

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KTQT TẠI CÁC DNNVV

Để thúc đẩy tổ chức KTQT tại các DNNVV, tác giả đề xuất một số khuyến nghị sau:

Về phía Nhà nước

Do KTQT hiện nay vẫn là nội dung không mang tính bắt buộc như kế toán tài chính, nên các nhà quản trị tại các DNNVV vẫn chưa thật sự quan tâm thích đáng đến tổ chức KTQT trong DN. Vì vậy, Nhà nước cần tổ chức các buổi hội thảo, các buổi nói chuyện chuyên đề về tổ chức KTQT để nhà quản trị trong các DNNVV thấy được tầm quan trọng của KTQT trong việc quản lý, điều hành và ra quyết định.

Về phía các DNNVV

Thứ nhất, thay đổi tư duy, nhận thức của nhà quản trị DN về KTQT. Để có thể tổ chức KTQT trong các DNNVV một cách khoa học, hợp lý, mang lại hiệu quả, các nhà quản trị cần phải có nhận thức đầy đủ, đúng đắn về KTQT, vai trò của thông tin KTQT trong việc quản lý, điều hành hoạt động của DN. Muốn vậy, nhà quản trị trong các DNNVV cần thay đổi tư duy quản trị từ truyền thống, mang nặng tính kinh nghiệm sang quản trị DN bằng các phương pháp quản trị hiện đại. Từ việc muốn thay đổi và chấp nhận sự thay đổi, các nhà quản trị sẽ chủ động cập nhật kiến thức mới bằng cách tham gia tích cực các khóa đào tạo của các tổ chức, các cơ quan quản lý nhà nước về quản trị nói chung và KTQT nói riêng hoặc các chương trình giao lưu giữa các DNNVV, từ đó có sự tham gia hỗ trợ tích cực tổ chức KTQT, chấp nhận chi phí cho tổ chức KTQT cũng như chấp nhận sự thay đổi một số hoạt động của DN để tổ chức KTQT đạt được hiệu quả mong muốn.

Thứ hai, nâng cao trình độ của nhân sự thực hiện KTQT. Nhân sự thực hiện KTQT không chỉ bao gồm nhân sự thuộc phòng kế toán, mà còn thuộc các phòng ban chức năng khác, như: kỹ thuật, quản lý sản xuất, nhân sự, kinh doanh… Do đó, việc đảm bảo chứng chỉ/bằng cấp của nhân sự KTQT không chỉ là đề cập đến chuyên ngành kế toán, mà gồm rất nhiều chuyên ngành khác. Các nhân sự KTQT cần đảm bảo bằng cấp chuyên môn phù hợp với đúng chức năng, nhiệm vụ của vị trí mình đang đảm nhận; Làm tốt công việc của mình mới góp phần tích cực vào chất lượng thông tin KTQT. Ngoài ra, nhân sự KTQT cần có đầy đủ các kỹ năng mềm đáp ứng công việc: kỹ năng làm việc theo nhóm, khả năng tự học, khả năng ngoại ngữ và công nghệ thông tin… Đồng thời, người làm KTQT phải có đạo đức nghề nghiệp, thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách tận tâm, không được vi phạm các quy tắc đạo đức mà DNNVV đề ra, cẩn trọng khi tiến hành công việc và giữ vững các cam kết, nỗ lực trong mỗi việc làm để tránh cung cấp thông tin gây hiểu lầm hoặc giải thích sai. Muốn vậy, ngoài việc được trang bị kiến thức khi ngồi trên ghế nhà trường, nỗ lực tự học hỏi, thì các DNNVV nên có một kế hoạch dài hạn về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực nhân sự KTQT nhằm theo kịp các yêu cầu ngày càng phức tạp của thực tiễn kinh doanh.

Thứ ba, tăng cường trang bị và ứng dụng CNTT cho KTQT. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống kế toán là yêu cầu bức thiết của hầu hết các DNNVV vì tính tiện ích và đáp ứng nhanh nhu cầu thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định nhanh chóng trong môi trường kinh doanh biến động phức tạp. Tuy nhiên, tùy vào tình hình khả năng tài chính của DNNVV, cũng như trình độ tin học của nhà quản trị, mà mỗi DN có thể lựa chọn phần mềm phù hợp.

Về phía các cơ sở đào tạo nhân sự thực hiện KTQT

Thông tin KTQT là những thông tin nội bộ, phản ánh thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh, chủ DN thường bảo mật những thông tin này. Vì vậy, việc sinh viên kế toán thực tập KTQT tại các DNNVV là rất khó khăn, dẫn đến khả năng đáp ứng công việc sau tốt nghiệp còn thấp. Do đó, các trường đại học, cao đẳng cần lập các phòng kế toán ảo mô phỏng thực tế các tình huống phát sinh tại DN. Quá trình thực hành của sinh viên được thực hiện dưới sự hướng dẫn từ những giảng viên có kinh nghiệm làm việc thực tế hoặc từ các chuyên gia bên ngoài là các kế toán trưởng hoặc kế toán quản trị viên từ DN nói chung, DNNVV nói riêng. Bên cạnh đó, các trường có thể xem xét mở chuyên ngành đào tạo về KTQT để người học có cơ hội học hỏi, phát triển chuyên sâu lĩnh vực này./.

Nguyễn Thị Thắm, Khoa Kế toán - Trường Đại học Đại Nam

(Theo Tạp chí Kinh tế và Dự báo, số 20, tháng 7/2023)

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006 về việc hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong DN.

2. Đào Văn Tài và cộng sự (2013), Kế toán quản trị áp dụng cho các DN Việt Nam, Nxb Tài chính.

3. Đoàn Vân Anh, Phạm Đức Hiếu (2021), Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Nxb Thống kê.

4. Ngô Thị Thu (2019), Vận dụng kế toán quản trị tại các DN sản xuất ở Việt Nam, Tạp chí Tài chính, kỳ 1 tháng 10/2019.

5. Nguyễn Quỳnh Trang (2022), Kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn tại các DN sản xuất cơ khí Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Trường Đại học Thương mại.

6. Trần Ngọc Hùng (2016), Các nhân tố tác động đến việc vận dụng kế toán quản trị trong các DNNVV tại Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.