Tình hình cấp và quản lý mã số doanh nghiệp hiện nay

Bắt đầu từ năm 2010, doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp khi đăng ký thành lập được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 29, Luật Doanh nghiệp 2020, mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác. Mã số doanh nghiệp được dùng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và quyền, nghĩa vụ khác. Cơ quan quản lý nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để thực hiện công tác quản lý nhà nước và trao đổi thông tin về doanh nghiệp. Cấu trúc mã số doanh nghiệp hiện nay gồm 10 ký tự và mã số 13 ký tự được cấp cho các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp.

Việc đưa vào ứng dụng mã số định danh doanh nghiệp thống nhất trong ASEAN mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng phát sinh các khó khăn trong triển khai thực hiện

Hiện nay mã số doanh nghiệp được cấp cho doanh nghiệp cũng đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp được tạo, gửi, nhận tự động bởi Hệ thống Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống Thông tin đăng ký thuế và được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, cơ quan quản lý nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để quản lý và trao đổi thông tin về doanh nghiệp. Việc liên thông điện tử tự động giữa Hệ thống Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống Thông tin đăng ký thuế sẽ góp phần rút ngắn thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tạo thuận lợi hơn nữa cho người thành lập doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, mã số doanh nghiệp là yếu tố gắn chặt với doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp một mã số duy nhất. Mã số này theo doanh nghiệp xuyên suốt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, chỉ doanh nghiệp chấm dứt hoạt động thì mã số này mới chấm dứt hiệu lực. Việc doanh nghiệp chuyển đối loại hình doanh nghiệp cũng không ảnh hưởng đến mã số doanh nghiệp. Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là một nội dung của tái cấu trúc lại doanh nghiệp, được thực hiện theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, cụ thể là Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp sẽ chuyển đổi từ hình thức hoạt động này sang hình thức hoạt động khác, cùng với đó là sự thay đổi của các vấn đề pháp lý và hoạt động liên quan đến doanh nghiệp. Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp không làm chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp, mà chỉ là sự chuyển sang một mô hình hoạt động khác. Do đó, khi thực hiện chuyển đổi loại hình công ty, theo quy định hiện này, doanh nghiệp không cần phải thay đổi mã số doanh nghiệp.

Việc đưa vào cấp mã số doanh nghiệp đã mang lại nhiều thuận lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước trong công tác đăng ký kinh doanh và quản lý nhà nước trong lĩnh vực này. Đối với doanh nghiệp, việc mã số doanh nghiệp được luật hóa và liên thông với đăng ký thuế được coi là một bước tiến lớn trong việc cải cách các thủ tục đăng ký kinh doanh, góp phần rút gọn các thủ tục hành chính mà doanh nghiệp phải làm. Thay vì vừa phải làm hồ sơ đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vừa phải đăng ký mã số thuế, thì giờ đây, khi được cấp mã số doanh nghiệp là doanh nghiệp đã đồng thời hoàn thành hai thủ tục đó. Theo đó, cũng sẽ không còn tình trạng doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bị xoá tên trong sổ đăng ký kinh doanh vì lý do không đăng ký mã số thuế trong thời hạn một năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong lĩnh vực thuế và doanh nghiệp, việc quản lý hệ thống doanh nghiệp, việc đăng ký, kê khai và nộp thuế cũng trở nên thuận tiện hơn. Mọi thông tin đều được quản lý công khai và thống nhất trên hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thuận lợi trong ứng dụng mã số định danh duy nhất UBIN

Nhằm thúc đẩy tăng cường hợp tác và hội nhập kinh tế khu vực, đơn giản hóa các thủ tục và quy trình đăng ký kinh doanh trong các quốc gia thành viên nội khối ASEAN, bắt đầu từ năm 2016, các nước thành viên ASEAN triển khai việc xây dựng Chương trình công tác ASEAN về Khởi sự kinh doanh hướng đến việc thuận lợi hóa quy trình và thủ tục đăng ký kinh doanh tại các quốc gia thành viên với một trong những nội dung trọng tâm là nghiên cứu và triển khai việc sử dụng UBIN. Theo đó, các nước thành viên nội khối ASEAN hướng tới việc xây dựng kho lưu trữ mã định danh UBIN được quản lý tập trung, cho phép các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể truy cập thông tin để tạo thuận lợi cho thương mại nội khối ASEAN.

Theo Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Báo cáo đánh giá của Nhóm công tác ASEAN nhận định, việc triển khai áp dụng mã số UBIN sẽ mang lại lợi ích trong một số trường hợp cụ thể như sau:

Tra cứu thông tin doanh nghiệp: các quốc gia có thể cung cấp thông tin của bất kỳ doanh nghiệp nào trong trong khu vực ASEAN (thay vì giới hạn chỉ có thông tin doanh nghiệp đăng ký tại nước mình); người dân, doanh nghiệp có nhu cầu có thể tra cứu thông tin của các doanh nghiệp trong khu vực ASEAN. Hiện nay, cá nhân, tổ chức có nhu cầu tra cứu thông tin doanh nghiệp trong khu vực ASEAN cần truy cập trang thông tin điện tử của các cơ quan đăng ký kinh doanh khác nhau để tìm thông tin về doanh nghiệp, một số trang thông tin chỉ cung cấp ngôn ngữ địa phương, không có thông tin bằng tiếng Anh. Điều này phần nào gây khó khăn cho người tìm kiếm thông tin. Việc sử dụng mã định danh UBIN ASEAN và tra cứu thông tin trong cổng thông tin về doanh nghiệp chung của ASEAN sẽ tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức tìm kiếm, tổng hợp thông tin về doanh nghiệp sử dụng ngôn ngữ và giao diện điện tử mà họ đã quen thuộc.

Trao đổi dữ liệu, chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp giữa các cơ quan, tổ chức trong ASEAN: Việc tăng cường phối hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp giữa các quốc gia ASEAN là cần thiết, phù hợp với bối cảnh chung phát triển kinh tế số, chính phủ số. Việc chia sẻ dữ liệu giữa các quốc gia sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước (ví dụ tham chiếu thông tin khi xử lý các thủ tục hành chính đối với các doanh nghiệp trong khu vực) cũng như tạo thuận lợi cho khu vực tư nhân (ví dụ tăng cường khả năng tìm kiếm, tra cứu thông tin về bạn hàng, đối tác trong khu vực).

Định danh số, xác thực thông tin điện tử của doanh nghiệp trong khu vực: Có thể thực hiện được với mã định danh của doanh nghiệp do quốc gia cấp trên cơ sở các quốc gia có cơ chế phối hợp, trao đổi thông tin, công nhận thông tin được chia sẻ theo thỏa thuận chung. Xác thực, định danh doanh nghiệp khi tham gia nền tảng kết nối, tìm kiếm cơ hội kinh doanh trong ASEAN (ASEAN Access Match platform); định danh điện tử cho doanh nghiệp; công bố các sự kiện, tình hình của doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuyên biên giới, thúc đẩy thanh toán điện tử xuyên quốc gia, hoạt động thương mại xuyên biên giới…

Đối với khu vực công, Nhóm công tác ASEAN và các chuyên gia cho rằng, các cơ quan nhà nước có thể đơn giản hóa thủ tục mua sắm công hoặc xét duyệt tài trợ, hỗ trợ cho doanh nghiệp khi kiểm tra hồ sơ, thông tin định danh của doanh nghiệp nếu có mã UBIN; hoặc đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp khi tận dụng thông tin doanh nghiệp đã được lưu trữ tại các quốc gia thành viên để đơn giản hóa thủ tục xét duyệt đăng ký thành lập chi nhánh tại nước ngoài…

Khó khăn khi áp dụng mã số UBIN

Bên cạnh những thuận lợi và lợi ích khi áp dụng mã số UBIN, theo Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, với thực trạng cấp và quản lý mã số kinh doanh có sự khác nhau tại các quốc gia ASEAN, có thể dự báo trước một số vướng mắc có thể phát sinh khi đưa vào ứng dụng mã số duy nhất UBIN như sau:

Về khung pháp lý: Các quốc gia thành viên ASEAN phải tham gia xây dựng khung pháp lý về áp dụng mã UBIN và phải đáp ứng các tiêu chuẩn, quy định chung của ASEAN về quy trình, thủ tục cấp đăng ký doanh nghiệp; kết nối, chia sẻ thông tin; cấp mã định danh doanh nghiệp; cam kết về an toàn, an ninh bảo mật thông tin… Việc tuân theo các quy chuẩn chung của khu vực có thể ảnh hưởng đến việc xây dựng và áp dụng các quy định pháp lý liên quan của các quốc gia thành viên (ví dụ: Dự thảo Báo cáo đánh giá đề xuất các biểu mẫu giấy tờ trong đăng ký doanh nghiệp cần được chuẩn hóa theo quy định chung; việc quy định thông tin nào của doanh nghiệp được cung cấp miễn phí hoặc có thu phí…).

Theo thực tế của Việt Nam hiện nay, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh cho biết, cần phải sửa đổi nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến nhiều lĩnh vực như: Luật Doanh nghiệp, Luật Giao dịch điện tử, Luật An ninh mạng, các văn bản pháp luật quản lý hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực chuyên ngành và các văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo việc sử dụng song song hai mã số (mã số doanh nghiệp hiện nay và mã UBIN). Khi kết nối, nhận dữ liệu chia sẻ từ các quốc gia, Việt Nam cũng gia tăng trách nhiệm về việc phải đảm bảo an toàn, an ninh bảo mật thông tin được các nước bạn chia sẻ. Việc áp dụng mã UBIN trong những trường hợp này cần phải sửa đổi quy định pháp luật của mỗi quốc gia trong lĩnh vực mua sắm, đấu thầu; xét duyệt ưu đãi hỗ trợ; cấp đăng ký kinh doanh hoặc cấp phép đăng ký hoạt động..., nên khó có tính khả thi.

Về hệ thống công nghệ thông tin: Việc áp dụng mã số UBIN đòi hỏi phải có những thay đổi về mặt hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật chung; điều chỉnh ứng dụng phần mềm để đáp ứng việc cấp mã định danh UBIN theo quy định mới, kết nối chia sẻ dữ liệu với các quốc gia thành viên…

Về tài chính: Việc thay đổi hệ thống công nghệ thông tin và sửa đổi hàng loạt khung pháp lý sẽ phát sinh các vấn đề chi phí nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và phát triển, nâng cấp, chỉnh sửa ứng dụng phần mềm, cũng như chi phí xây dựng và tuân thủ khung pháp lý sửa đổi bổ sung để đáp ứng yêu cầu sử dụng song song mã số doanh nghiệp và mã số UBIN trong nước.

Như vậy, với các khó khăn và vướng mắc dự kiến có thể phát sinh như trên, các chuyên gia cho rằng, trong các giai đoạn triển khai tiếp theo của Chương trình công tác về Khởi sự kinh doanh của ASEAN, các quốc gia thành viên, trong đó có Việt Nam cần tiếp tục trao đổi, thảo luận để đưa ra được lộ trình và phương hướng triển khai phù hợp nhất với bối cảnh của từng quốc gia./.