Cơ chế sổ đăng ký CSHHL tại Áo

Năm 2018, Áo đã thiết lập sổ đăng ký CSHHL. Một tính năng quan trọng của sổ đăng ký này là sổ đăng ký CSHHL tích hợp thông tin hiện có từ các sổ đăng ký khác, chẳng hạn như sổ đăng ký cư trú trung tâm liên quan đến thông tin về CSHHL hoặc các sổ đăng ký quốc gia khác có chứa thông tin về pháp nhân liên quan đến việc báo cáo quyền sở hữu cuối cùng của pháp nhân. Việc liên kết tự động với các sổ đăng ký khác sẽ đảm bảo rằng CSHHL và pháp nhân sẽ được báo cáo nếu dữ liệu của họ cũng có trong các sổ đăng ký công khai khác. Ví dụ: nếu một người có địa chỉ thường trú ở Áo được nhập với tư cách là CSHHL, thì sẽ có một quá trình kiểm tra theo thời gian thực với Cơ quan đăng ký cư trú trung tâm ở chế độ nền xem người đã nhập có nơi cư trú chính hợp lệ ở Áo hay không. Một yếu tố quan trọng khác là biểu mẫu báo cáo về quyền sở hữu hưởng lợi. Biểu mẫu báo cáo cung cấp hướng dẫn kỹ thuật số trong suốt quá trình báo cáo và giúp việc báo cáo cho cả pháp nhân và chuyên gia pháp lý của họ trở nên dễ dàng nhất có thể. Biểu mẫu báo cáo được thiết kế riêng cho phù hợp với hình thức pháp lý cụ thể mà báo cáo được lập. Các báo cáo không chính xác có thể được ngăn chặn phần lớn bằng các điều kiện và chỉ báo lỗi tích hợp.

Kinh nghiệm quốc tế về cơ chế thu thập lưu trữ thông tin CSHHL doanh nghiệp là những bài học kinh nghiệm thiết thực cho Việt Nam

Các công ty được yêu cầu cập nhật thông tin về CSHHL hàng năm. Nếu không báo cáo sẽ bị xử phạt cưỡng chế tự động và có thể được chuyển đến cơ quan phòng, chống gian lận để xử lý. Áo đã thực hiện một cách tiếp cận đa chiều để đảm bảo rằng thông tin về CSHHL được đầy đủ, chính xác và cập nhật. Cách tiếp cận đó bao gồm: Hoạt động giám sát dựa trên rủi ro của cơ quan đăng ký CSHHL; quy định về việc hợp tác ở cấp độ trong nước (với đơn vị tình báo tài chính, cơ quan thuế, cục tình báo và các cơ quan chức năng khác) và ở cấp độ quốc tế, với các biện xử phạt vi phạm có hiệu quả; và các thực thể báo cáo thu thập và xác minh thông tin CSHHL về khách hàng và báo cáo các nội dung khác biệt đối với sổ đăng ký. Ngoài ra, khuôn khổ minh bạch về CSHHL cho phép tích hợp thông tin trong sổ đăng ký CSHHL với dữ liệu trong sổ đăng ký kinh doanh do các chủ thể có nghĩa vụ nắm giữ. Áo thực hiện các đánh giá, kiểm toán dựa trên rủi ro và kiểm tra chéo đối với các pháp nhân và các quy định.

Theo Đạo luật đăng ký CSHHL (BORA), doanh nghiệp sẽ bị phạt nếu vi phạm nghĩa vụ báo cáo do báo cáo không chính xác hoặc không đầy đủ hoặc do không gửi báo cáo với số tiền lên tới 200.000 Euro đối với hành vi cố ý hoặc lên tới 100.000 Euro đối với hành vi cố ý nghiêm trọng (Khoản 1 Điều 15 BORA). Cụ thể, bao gồm các trường hợp sau: Báo cáo của CSHHL không chính xác, thông tin không rõ ràng dẫn đến không xác định được CSHHL, nghĩa vụ báo cáo hàng năm chưa được thực hiện, báo cáo không được lập trong khoảng thời gian theo luật định; không báo cáo những thay đổi của CSHHL trong vòng bốn tuần kể từ khi biết được những thay đổi đó… Trong trường hợp liên tục không khai báo, sẽ bị áp dụng hình phạt cưỡng chế hai lần theo quy định tại Điều 16 BORA. Ngoài ra, nó sẽ bị xử phạt lên tới 75.000 Euro đối với hành vi cố ý hoặc lên tới 25.000 Euro đối với hành vi sơ suất nghiêm trọng, nếu pháp nhân đã vi phạm nghĩa vụ lưu giữ các bản sao của tài liệu và thông tin cần thiết cho nghĩa vụ thẩm định của họ dựa trên BORA.

Các trường hợp thông tin chính xác về CSHHL đã được báo cáo nhưng trong quá trình gửi tài liệu có sự sai lệch hoặc giả mạo trong khi gửi đến Cơ quan đăng ký CSHHL sẽ bị phạt lên tới 75.000 Euro. Đối với các trường hợp: (1) Những CSHHL đã được cung cấp thông tin nhưng thông tin cá nhân của CSHHL không chính xác hoặc bị thiếu hoặc không có bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh chính thức nào được gửi cùng với báo cáo sẽ bị phạt lên tới 25.000 Euro; (2) Có ý định cung cấp báo cáo chính xác nhưng trong đó các tài liệu riêng lẻ không được gửi đi thì sẽ bị xử phạt lên tới 10.000 Euro… Việc tuân thủ nghĩa vụ báo cáo được đảm bảo liên tục thông qua việc thực hiện các hình phạt cưỡng chế tự động. Nếu báo cáo không được nộp đúng thời hạn - trong kỳ báo cáo ban đầu hoặc trong vòng 28 ngày kể từ ngày pháp nhân mới thành lập - thì cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ tự động gửi thư nhắc nhở kèm theo mức phạt cưỡng chế 1.000 Euro đối với người nộp hồ sơ hoặc thực thể pháp lý. Nếu pháp nhân không báo cáo trong thời hạn được đưa ra trong cảnh báo, hình phạt sẽ được ấn định và mức phạt cao hơn sẽ được ấn định là 4.000 Euro. Nếu pháp nhân vẫn không báo cáo trong thời hạn nhất định, mức phạt cưỡng chế là 4.000 Euro sẽ được ấn định và vụ việc sẽ được chuyển đến cơ quan hình sự tài chính có trách nhiệm. Với hệ thống tự động này, Cơ quan đăng ký CSHHL đã có thể đạt được tỷ lệ báo cáo tổng thể hơn 93% tính đến tháng 7 năm 2019.

Cung cấp quyền sở hữu hưởng lợi bằng điện tử tại Indonesia

Kể từ năm 2018, tất cả các pháp nhân được yêu cầu tiết lộ CSHHL của họ và cung cấp quyền sở hữu hưởng lợi bằng điện tử thông qua AHU Online. AHU Online là một ứng dụng bao gồm thông tin cơ bản và thông tin về quyền sở hữu hưởng lợi của pháp nhân được duy trì bởi Bộ Pháp luật và Nhân quyền (cơ quan phụ trách việc đăng ký doanh nghiệp). Để đảm bảo rằng các bên báo cáo có thể truy cập thông tin về quyền sở hữu lợi ích một cách kịp thời, Quy định số 13 năm 2018 của Tổng thống yêu cầu cụ thể bắt buộc cơ quan đăng ký công ty phải cung cấp quyền truy cập trực tiếp cho các bên báo cáo. Hơn nữa, các cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt là các cơ quan chính phủ (ví dụ: Bộ Năng lượng và Tài nguyên khoáng sản, Bộ Nông nghiệp…), có quyền xem xét về việc cấp giấy phép kinh doanh cho pháp nhân chưa tiết lộ hoặc cung cấp thông tin CSHHL. Cơ quan có thẩm quyền sẽ quyết định dựa trên đánh giá của cơ quan có thẩm quyền, (a) hoạt động kiểm toán của pháp nhân bởi cơ quan có thẩm quyền; (b) thông tin từ một tổ chức chính phủ hoặc tổ chức tư nhân quản lý dữ liệu và/hoặc thông tin của CSHHL và/hoặc báo cáo từ một số ngành nghề lưu giữ thông tin của CSHHL; và/hoặc (c) thông tin liên quan khác.

Mô hình Cơ quan đăng ký công ty tại Hồng Kông (Trung Quốc)

Thông tin được cung cấp cho Cơ quan đăng ký công ty (CR) phải được CR kiểm tra và xác minh. Các tổ chức tài chính cũng phải tuân theo các yêu cầu về thẩm định khách hàng (CDD) và lưu giữ hồ sơ theo luật định khi bất kỳ công ty nào mở tài khoản ngân hàng. CR cũng tiến hành kiểm tra địa điểm thường xuyên để kiểm tra xem sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng (SCR) có được các công ty lưu giữ đúng cách hay không. CR sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin có trong SCR so với các nguồn sẵn có khác theo cách tiếp cận dựa trên rủi ro.

Kể từ tháng 3 năm 2014, Hồng Kông (Trung Quốc) đã cấm phát hành chứng quyền cổ phiếu vô danh. Mục 6, Khoản 2, Phụ lục 5A của Pháp lệnh Công ty (CO) quy định rằng cổ phần do một người được đề cử (Người 1) nắm giữ cho người khác (Người 2) được coi là do Người 1 nắm giữ. Nếu người được đề cử nắm giữ hơn 25% số cổ phiếu đã phát hành của công ty thì Người 2 phải được công ty xác định và ghi vào Sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng. Hơn nữa, bất kỳ ai bằng hành vi kinh doanh hoặc sắp xếp để một người làm cổ đông hoặc giám đốc công ty cho người khác sẽ bị coi là cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ công ty theo Pháp lệnh chống rửa tiền và tài trợ chống khủng bố và phải có giấy phép từ CR để làm như vậy. Kể từ tháng 3 năm 2018, những người được cấp phép phải tuân theo các yêu cầu về lưu giữ hồ sơ và thẩm định khách hàng theo luật định theo Pháp lệnh chống rửa tiền và tài trợ chống khủng bố.

Hồng Kông có nhiều điều khoản khác nhau trong CO (Điều 622 của Luật Hồng Kông) về các biện pháp trừng phạt đối với các công ty không tuân thủ việc nộp hồ sơ thông tin. Mục 662 của CO quy định rằng nếu một công ty không gửi đăng ký khoản hoàn trả hàng năm trong thời gian quy định cho CR thì công ty và mọi người có trách nhiệm của công ty sẽ bị phạt ở mức 50.000 đô la Hồng Kông và trong trường hợp tiếp tục tái phạm sẽ bị phạt thêm 1.000 đô la Hồng Kông cho mỗi ngày vi phạm. Hồng Kông sẽ loại các công ty ra khỏi Sổ đăng ký công ty nếu họ không khai thuế hàng năm trong liên tục vài năm vì đây là nguyên nhân khiến chính quyền Hồng Kông tin rằng các công ty đó không hoạt động hoặc không tiếp tục kinh doanh. Mục 653H của CO quy định rằng nếu một công ty không lưu giữ sổ đăng ký những người kiểm soát quan trọng của mình thì công ty và tất cả cá nhân có trách nhiệm của công ty đã vi phạm, mỗi cá nhân sẽ phải chịu phạt ở cấp độ 4 (tức là 25.000 đô la Hồng Kông) và trong trường hợp tiếp tục tái phạm, các cá nhân sẽ bị phạt thêm 700 đô la Hồng Kông cho mỗi ngày vi phạm.

Đề xuất một số giải pháp trong đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam

Từ các kinh nghiệm quốc tế cho thấy, các quốc gia nên sử dụng một hoặc nhiều cơ chế (Phương pháp đăng ký, Phương pháp tiếp cận công ty và Phương pháp tiếp cận thông tin sẵn có từ nguồn cơ sở dữ liệu) để đảm bảo có được thông tin về quyền sở hữu hưởng lợi của một doanh nghiệp tại từng thời điểm cụ thể. Kinh nghiệm của đa số các quốc gia được thể hiện thông qua báo cáo đánh giá chung của FATF cho thấy rằng các quốc gia/vùng lãnh thổ sử dụng một phương pháp tiếp cận duy nhất sẽ kém hiệu quả hơn trong việc thu thập thông tin CSHHL và cập nhật kịp thời các thông tin này. Các tiếp cận đa hướng sẽ có nguồn thông tin hiệu quả hưởng lợi.

Thông tin liên quan đến CSHHL có thể được thu thập ở nhiều cơ quan khác nhau, bao gồm: cơ quan đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký thuế, cơ quan quản lý chứng khoán, ngân hàng, các tổ chức tài chính, phi tài chính, doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước có liên quan khác. Các Khuyến nghị của FATF cũng đã thừa nhận thông tin từ các nguồn khác nhau này là cần thiết cho các quốc gia trong việc ngăn chặn một cách có hiệu quả đối với việc lạm dụng pháp nhân cho các mục đích phạm tội. Khuyến nghị 24 của FATF cho rằng các quốc gia cần sử dụng kết hợp nhiều cơ chế để đạt được mục tiêu này. Tuy nhiên, dù sử dụng cơ chế nào thì yêu cầu cơ bản liên quan đến thông tin về CSHHL vẫn tương tự nhau. Các quốc gia nên đảm bảo: (1) Thông tin về CSHHL của một doanh nghiệp được thu thập bởi doanh nghiệp và sẵn có tại một địa điểm cụ thể ở quốc gia của họ; (2) có các cơ chế để cơ quan có thẩm quyền có thể xác định CSHHL của doanh nghiệp một cách kịp thời.

Từ các kinh nghiệm triển khai tại các quốc gia trong khu vực và trên thế giới cũng như các nghiên cứu của chuyên gia và khuyến nghị của FATF, Cục Quản lý Đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) đã đề xuất một số giải pháp trong việc triển khai công tác đăng ký kinh doanh tại Việt Nam. Theo đó, Cục Quản lý Đăng ký kinh doanh khuyến nghị rà soát luật pháp hiện hành và các quy định pháp luật hiện hành đảm bảo tính sẵn có và khả năng tiếp cận thông tin về quyền sở hữu hưởng lợi, xây dựng khung pháp lý về doanh nghiệp theo hướng trao quyền thu thập, xác minh và yêu cầu duy trì cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi cho Cơ quan đăng ký kinh doanh để phục vụ mục tiêu phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố.

Xác định các lỗ hổng (nếu có) cản trở việc cung cấp đầy đủ thông tin về quyền sở hữu hưởng lợi cho tất cả các thực thể và/hoặc sự phù hợp với tiêu chuẩn EOIR, bao gồm định nghĩa, xác định, xác minh, cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và bất kể cách tiếp cận nào mà khu vực pháp lý quyết định thực hiện, khung chính sách phải luôn xem xét một số khía cạnh chính về mặt thực hiện, như được trình bày chi tiết.

Theo Cục Quản lý Đăng ký kinh doanh, kinh nghiệm từ thực tiễn triển khai tại nhiều quốc gia cho thấy rằng việc sử dụng kết hợp các phương pháp tiếp cận bổ sung, còn được gọi là phương pháp tiếp cận đa hướng cho phép minh bạch hơn và hoàn thiện hơn về quy định quyền sở hữu hưởng lợi, đồng thời, có thể dùng để phát hiện những điểm không thống nhất và không chính xác trong bất kỳ nguồn thông tin nào. Do đó, cần thiết lập nghĩa vụ cho các pháp nhân phải duy trì, cập nhật thông tin về CSHHL, đồng thời, thiết lập một sổ đăng ký thống nhất và duy nhất lưu giữ thông tin về quyền sở hữu hưởng lợi. Đảm bảo tính chính xác và phù hợp với tiêu chuẩn của thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được các doanh nghiệp lưu giữ trong sổ đăng ký của họ cũng như việc tuân thủ nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ theo khuyến nghị của FATF.

Đồng thời, nghiên cứu, nâng cấp Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, phát triển các công cụ hỗ trợ kê khai thông tin, ứng dụng các nền tảng công nghệ thông tin đa dạng để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong cung cấp, cập nhật thông tin về CSHHL thông qua Hệ thống này. Các cơ quan nhà nước cần thực hiện việc giám sát và xác định một chiến lược rõ ràng để đảm bảo các doanh nghiệp tuân thủ các nghĩa vụ sở hữu hưởng lợi, trong đó bao gồm:

(i) Các biện pháp phòng ngừa và nâng cao nhận thức cho các doanh nghiệp về nghĩa vụ của họ, đồng thời phổ biến và đào tạo cho các cán bộ của cơ quan quản lý nhà nước về nhiệm vụ liên quan đến thu thập, lưu trữ, cập nhật thông tin về CSHHL nhằm cung cấp kiến thức để xác định chính xác và phù hợp theo đúng yêu cầu tại các Khuyến nghị của FATF. Cơ quan nhà nước về PCRT nên cung cấp hướng dẫn và quy trình chi tiết để xác định chủ sở hữu hưởng lợi trong chuỗi sở hữu phức tạp và các tình huống khó xác định.

(ii) Cần xây dựng khung pháp lý quy định về các biện pháp cưỡng chế, bao gồm xử phạt hành chính và hình sự, tương ứng với hành vi vi phạm, trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ nghĩa vụ về CSHHL.

Các biện pháp trừng phạt không chỉ được áp dụng đối với doanh nghiệp và người quản lý doanh nghiệp, mà còn đối với chủ sở hữu và/hoặc các bên liên quan và bất kỳ người nào khác trong chuỗi sở hữu, bao gồm cả CSHHL, nếu họ không tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin và các tài liệu hỗ trợ để xác định quyền sở hữu hưởng lợi./.