Phạm Hiếu

Trần Thị Minh Thư

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

Trong ngành xây dựng, việc quản lý chi phí và giá thành là một yếu tố quan trọng, để đảm bảo sự thành công và bền vững của một công trình. Vì vậy, nghiên cứu này tập trung làm rõ hiện trạng kiểm soát chi phí tại công trình của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xây dựng Phước Đô (gọi tắt là Công ty Phước Đô). Từ kết quả nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp, để hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí, nhằm giúp nhà quản trị đánh giá chính xác giá thành của mỗi công trình, từ đó góp phần thúc đẩy tăng trưởng lợi nhuận của Công ty Phước Đô.

Từ khóa: quản lý chi phí, giá thành, ngành xây dựng, Phước Đô

Summary

In the construction industry, cost and pricing management is a crucial factor to ensure the success and sustainability of a building project. Therefore, this study focuses on clarifying the current state of cost control at the construction sites of Phuoc Do Construction Service Trading Company Limited (Hereinafter referred to as the Company). Based on the research results, the authors propose several solutions to enhance the cost control process, to help managers accurately assess the cost of each building project, thereby contributing to promoting the growth of Phuoc Do Company's profits.

Keywords: cost management, price, construction industry, Phuoc Do

GIỚI THIỆU

Kiểm soát chi phí là một quá trình nhiều mặt, đòi hỏi lập kế hoạch chiến lược, thực hiện hiệu quả, giám sát và điều chỉnh liên tục trong suốt vòng đời dự án. Liên quan đến những thách thức hiện tại trong thực tiễn kiểm soát chi phí dự án trong ngành xây dựng, Adjei và cộng sự (2018) nêu bật những trở ngại khác nhau mà các nhà thầu phải đối mặt, bao gồm: các phương pháp lỗi thời, thiếu kiến thức về các công cụ sẵn có, quá chú trọng đến kết quả. Bên cạnh đó, nghiên cứu của Elserougy và cộng sự (2024) đã khám phá thực tiễn và kỹ thuật để kiểm soát chi phí trong các dự án xây dựng, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc về các chiến lược quản lý chi phí hiệu quả và tác động của chúng đến kết quả triển khai dự án.

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xây dựng Phước Đô được thành lập năm 2019, đang bộc lộ những hạn chế về thực hiện quy trình kiểm soát chi phí tại các công trình, dẫn đến giá thành tăng mạnh, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Thực tiễn này đòi hỏi cần nghiên cứu giải pháp, nhằm giúp Công ty Phước Đô kiểm soát tốt chi phí đầu vào tại các công trình, từ đó góp phần thúc đẩy tăng trưởng lợi nhuận của Công ty trong thời gian tới.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Cơ sở lý thuyết

Tayefeh Hashemi và cộng sự (2020) đã chỉ ra cấu trúc chi phí và giá thầu của dự án như Hình 1.

Hình 1: Cấu trúc giá thầu và phân tích giá thầu trong dự án

Nguồn: Tayefeh Hashemi và cộng sự (2020)

Trong đó:

Chi phí trực tiếp có thể được định nghĩa là chi phí được chi trực tiếp vào dự án và các hoạt động sản xuất của dự án. Chi phí trực tiếp bao gồm một số hạng mục, như: chi phí nhân công được giao cho dự án, thiết bị được sử dụng, vật liệu, nhà thầu phụ.

Chi phí gián tiếp, gồm: (i) Chi phí của dự án: chủ yếu là các chi phí phát sinh gián tiếp trong dự án như: chi phí tiện ích, chi phí giám sát…; (ii) Chi phí chung không thể được quy cho từng dự án riêng lẻ và chủ yếu là chi phí của nhân viên, chẳng hạn, như: số tiền chi tiêu tại trụ sở chính, chi phí nhân sự…

Phần tăng thêm, gồm: (1) Lợi nhuận: phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, mức độ cạnh tranh trong ngành và mức độ sẵn sàng của nhà thầu để giành được dự án trước các đối thủ của mình; (2) Dự phòng rủi ro: là số tiền được dành cho các tình huống không chắc chắn, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất dự án, bao gồm: các sự kiện bất ngờ, vấn đề lao động…

Phương pháp nghiên cứu

Để có cơ sở đề xuất giải pháp và thử nghiệm chúng trong bối cảnh cụ thể, các tác giả chọn phương pháp nghiên cứu định tính. Quyết định này phù hợp với mục tiêu nghiên cứu và tạo điều kiện hiểu biết toàn diện hơn về các yếu tố ảnh hưởng và sự tương tác của chúng trong bối cảnh nghiên cứu.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Thiếu quy trình kiểm soát chứng từ

Kết quả nghiên cứu cho thấy, trong quản lý công trình xây dựng, Công ty Phước Đô còn thiếu quy trình kiểm soát chứng từ, dẫn đến có thể làm cho quản lý chi phí trở nên không chính xác và dễ gây ra thất thoát tài nguyên. Thêm vào đó, tình trạng này cũng ảnh hưởng đến quá trình thanh toán, cũng như ghi nhận các khoản chi phí, có thể dẫn tới sự không rõ ràng trong tính toán, phân bổ chi phí, làm cho giá thành cuối cùng không chính xác và có thể ước lượng sai lệch về lỗ/lãi.

Hệ lụy của việc không cân đối hiệu quả giữa chi phí và doanh thu

Sự tăng giá về nguyên liệu đầu vào từ các nhà cung cấp chính có thể gây ra áp lực lớn đối với doanh thu của Công ty Phước Đô. Điều này có thể dẫn đến lợi nhuận giảm, thậm chí là sự thua lỗ, nhất là khi Công ty không thể tăng giá bán sản phẩm hoặc dịch vụ để bù đắp cho sự tăng giá này. Việc không cân đối hiệu quả giữa chi phí và doanh thu có thể gây ra các vấn đề về khả năng cạnh tranh, cũng như sự bền vững trong hoạt động của Công ty trong dài hạn.

Không hạch toán thu hồi phế liệu

Việc không hạch toán thu hồi phế liệu có thể gây mất lợi nhuận đáng kể cho Công ty Phước Đô. Phế liệu thường được coi là một nguồn tài nguyên phụ, nhưng nó vẫn có giá trị và có thể được tái chế hoặc bán ra để kiếm lợi nhuận. Khi không hạch toán thu hồi phế liệu, Công ty Phước Đô bỏ lỡ cơ hội tăng thêm lợi nhuận từ một nguồn tài nguyên có sẵn. Điều này có thể gây ra mất mát trong hoạt động kinh doanh và làm giảm khả năng tối ưu hóa nguồn lực của Công ty.

Phân bổ chi phí sản xuất chưa chính xác

Việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung vào cuối kỳ và tiến hành phân bổ cho tất cả công trình theo tiêu thức giá thành dự toán, mà không phản ánh đúng chi phí thực tế của từng công trình có thể dẫn đến sự không chính xác trong việc đánh giá giá thành sản phẩm. Khi chi phí sản xuất chung không được phân bổ một cách chính xác, có thể gây ra sai lệch trong ước tính giá thành và làm cho quản lý chi phí trở nên không chính xác. Điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định sai lầm về giá thành và doanh thu, ảnh hưởng đến khả năng quản lý tài chính và lợi nhuận của Công ty Phước Đô.

KHUYẾN NGHỊ GIẢI PHÁP

Từ kết quả nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp, nhằm cải thiện quy trình kiểm soát chi phí của Công ty Phước Đô như sau:

Một là, thay đổi quy trình mua vật tư đầu vào, tránh thất thoát chi phí

Khi cần mua gấp vật tư cho công trình, Công ty cần lựa chọn các cửa hàng lân cận có thể xuất hóa đơn, nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chi phí. Khi có công trình mới ở những địa điểm mới, kế toán sẽ tìm hiểu và chủ động gửi danh sách các cửa hàng vật tư có xuất hóa đơn cho bộ phận thi công. Ngoài ra, Công ty cần lên báo cáo dự trù vật tư nếu có công trình lớn, thiết lập mức tồn vật tư tối thiểu để tránh hết vật tư đột ngột, làm giảm hiệu suất của việc thi công. Nhóm tác giả đề xuất mô hình mua vật tư như Hình 2.

Hình 2: Mô hình mua vật tư tại Công ty Phước Đô

Nguồn: Đề xuất của nhóm tác giả

Hai là, đa dạng hóa các nhà cung cấp, tránh phụ thuộc vào một bên

Cán bộ kế toán nguyên vật liệu của Công ty cần trau dồi kỹ năng giao tiếp, tìm kiếm nguồn vật tư có thể thương lượng giá. Khi vật tư đầu vào được kiểm soát tốt, doanh thu nhận về sẽ được tối đa hóa, từ đó làm giảm tình trạng gia tăng chi phí.

Ba là, có kế hoạch cụ thể xử lý phế liệu và phế thải xây dựng

Cần đưa ra quy trình thu hồi và xử lý phế liệu, phế thải xây dựng rõ ràng, tối ưu, để tiết kiệm được chi phí, tận dụng triệt để nguồn nguyên vật liệu còn sót lại. Nhóm tác giả đề xuất một vòng đời tái chế và giảm thiểu phế liệu hiệu quả, mà không cần sử dụng biện pháp chôn lấp các phế liệu xây dựng (Hình 3).

Hình 3: Vòng đời tái chế phế liệu xây dựng

Nguồn: Nhóm tác giả đề xuất

Bốn là, phân tách chi phí sản xuất chung

Đối với những chi phí có thể trực tiếp tập hợp cho công trình cụ thể, thì tập hợp ngay vào công trình cụ thể đó. Doanh nghiệp mở sổ chi tiết tài khoản 627, để trực tiếp quản lý chi phí sản xuất chung của từng công trình. Còn những chi phí không thể trực tiếp tập hợp cho công trình cụ thể, thì doanh nghiệp tiến hành tạo sổ chi tiết tài khoản 627 với đề mục “chi phí sản xuất chung dùng để phân bổ”. Sau khi tập hợp đủ, thì tiến hành phân bổ theo tiêu thức “giá thành dự toán”./.

Tài liệu tham khảo

1. Adjei, K. O., Aigbavboa, C. O., and Thwala, W. D. (2018), The challenges of cost control practice in the construction industry: a literature review, In International Conference on Applied Science and Technology Conference Proceedings, 4(1), 14-24).

2. Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xây dựng Phước Đô (2019), Quy định ghi nhận chi phí kế toán – Tài liệu lưu hành nội bộ.

3. Elserougy, M., Khodeir, L. M., and Fathy, F. (2024), Practices and techniques for construction projects cost control-a critical review, HBRC Journal, 20(1), 525-552.

4. Gibbons, R., (1998), Incentives in organizations, Journal of Economic Perspectives, 12(4), 115-132.

5. Latham, G. P., and Locke, E. A. (1979), Goal Setting—A Motivational Technique That Works, Organizational Dynamics, 8, 68-80.

6. McGregor, D. (1960), The Human Side of Enterprise, New York: McGraw-Hill.

7. Tayefeh Hashemi, S., Ebadati, O. M., and Kaur, H. (2020), Cost estimation and prediction in construction projects: A systematic review on machine learning techniques, SN Applied Sciences, 2(10), 1703.