Từ khóa: doanh nghiệp, chu trình chi phí, kiểm soát nội bộ

Summary

Purchase – pay is a regular activity in all units in general and in production and business enterprises in particular. Activities in this cycle are prone to errors, frauds due to the intentionality of employees or other objective reasons. In order to achieve the highest efficiency in business operations, businesses must equip themselves with effective management tools, one of which is to build an internal control process of the cost cycle (purchase - pay). The article analyzes the control procedures in the cost cycle from a theoretical perspective, including General control and Application control. This will be the basis for enterprises to improve the quality in building the internal control process of the cost cycle (purchase - pay), thereby improving the operational efficiency of the business.

Keywords: enterprise, cost cycle, internal control.

GIỚI THIỆU

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thường lặp đi, lặp lại. Các sự kiện kinh tế là kết quả của hoạt động kinh doanh cũng lặp đi lặp lại và kế toán là người ghi chép lại các sự kiện kinh tế bằng các nghiệp vụ kế toán. Mặc dù các doanh nghiệp khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, nhưng tựu chung lại, thì các hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp có thể tổ chức thành các chu trình kinh doanh chính gồm: chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền), chu trình chi phí (mua hàng – trả tiền), chu trình chuyển đổi (sản xuất) và chu trình tài chính (Nguyễn Mạnh Toàn, 2011). Tất cả các chu trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, trong đó chu trình chi phí đóng vai trò quan trọng hơn cả vì có liên quan đến hầu hết các chu trình kinh doanh khác, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chu trình chi phí có chức năng chính là mua hàng, trả tiền, ghi nhận, đối chiếu và báo cáo về tình hình mua hàng. Với chức năng này của chu trình chi phí, nếu doanh nghiệp kiểm soát không tốt sẽ dẫn đến thất thoát tài sản của doanh nghiệp, do đó việc kiểm soát chu trình chi phí là cần thiết giúp đơn vị đạt được cả 3 mục tiêu theo báo cáo COSO (2013) đã đề ra đó là sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động; báo cáo đáng tin vậy và tuân thủ pháp luật và các quy định.

KHÁI QUÁT CHU TRÌNH CHI PHÍ

Chu trình chi phí (mua hàng - trả tiền) là một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp (Sơ đồ).

Sơ đồ: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình chi phí

Nguồn: Nguyễn Bích Liên và cộng sự, 2015

Mục tiêu chính của chu trình là xác định đối tượng và nguồn lực mà đơn vị cần mua. Chu trình chi phí thường được bắt đầu bằng đơn đặt hàng từ bộ phận có nhu cầu mua hàng bởi người có thẩm quyền và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ nhận được. Đối với các doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh thường gồm 2 giai đoạn là mua hàng và bán hàng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh thường gồm 3 giai đoạn là: cung ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào, thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào giúp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các doanh nghiệp khác nhau sẽ có nhu cầu về vật tư hàng hóa khác nhau, nhưng chu trình chi phí thường bao gồm các hoạt động chính: (1) Xử lý đặt hàng; (2) Xử lý nhận hàng; (3) Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ và (4) Xử lý thanh toán (Nguyễn Bích Liên và cộng sự, 2015).

- Xử lý yêu cầu và đặt hàng: Nhu cầu mua hàng được hình thành từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận trực tiếp sử dụng hàng hóa/dịch vụ. Căn cứ yêu cầu mua hàng nhận từ các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu và tổng hợp các nhu cầu được xét duyệt, tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp sau đó lập và xét duyệt các thủ tục đặt hàng với người bán trên nguyên tắc giá cả hợp lý, chất lượng tốt, giao hàng kịp thời và tính tin cậy của người bán. Sau khi tìm kiếm và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng nhằm xác định số lượng, giá cả, giao hàng và thanh toán. Khi nhận được thông báo chấp nhận đặt hàng từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng gửi thông báo đặt hàng thành công tới các bộ phận liên quan như kho, kế toán thanh toán… Hoạt động xử lý yêu cầu và đặt hàng cần đảm bảo các nguyên tắc KSNB.

- Nhận hàng: Khâu nhận hàng thường do bộ phận kho thực hiện. Tùy theo thỏa thuận giữa đơn vị và nhà cung cấp mà thời gian, địa điểm cũng như phương thức giao hàng sẽ được thực hiện tại nơi đơn vị yêu cầu hay tại địa điểm của nhà cung cấp. Bộ phận nhận hàng tiến hành làm thủ tục kiểm tra, nhận hàng, nhập kho hàng hóa. Hàng hóa nhận về có thể nhập kho hàng, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giao thẳng cho khách hàng. Dữ liệu nhận hàng cần được nhập vào hệ thống kế toán của đơn vị. Đối tượng nhận hàng cần được phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của hệ thống KSNB.

- Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ: Khi nhận được hóa đơn mua hàng từ người bán, kế toán phải tiến hành kiểm tra hóa đơn, so sánh, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn so với chứng từ đặt hàng và nhận hàng. Khi các thông tin trên hóa đơn phù hợp, kế toán chấp nhận hóa đơn, đồng thời ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với người bán và lưu trữ hồ sơ gồm các chứng từ liên quan đến việc mua hàng như: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng…

- Thanh toán: Hoạt động thanh toán bao gồm lập chứng từ, đề nghị xét duyệt thanh toán và thực hiện thanh toán. Theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận, kế toán tiến hành các thủ tục để trả tiền cho nhà cung cấp. Các hoạt động thanh toán cần được xét duyệt bởi người có thẩm quyền và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nếu là hình thức mua chịu, cần theo dõi thời hạn thanh toán để được hưởng chiết khấu thanh toán (nếu có) và tránh bị phạt do thanh toán trễ. Các thông tin thanh toán cần được ghi chép kế toán theo từng hóa đơn, từng nhà cung cấp.

KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ

Theo COSO (2013), KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Hệ thống KSNB bao gồm 5 thành phần, đó là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin truyền thông và Giám sát. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Kiểm soát bội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra (Quốc hội, 2015)... Như vậy, có rất nhiều quan điểm về KSNB, tuy nhiên các quan điểm đều hướng tới hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách, các quy định, các thủ tục kiểm soát và các công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng nhằm điều hành và quản lý hoạt động của đơn vị.

Kiểm soát chu trình chi phí nhằm đảm bảo hàng hóa được mua là cần thiết; hàng hóa nhận về đúng số lượng, chất lượng; các khoản chi trả được chính xác, hợp lý, đúng hạn; việc ghi chép các khoản chi phí được chính xác và nhanh chóng. Mục tiêu của KSNB là các luật lệ và quy định được tuân thủ, báo cáo tài chính đáng tin cậy và mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu và hiệu quả. Một chu trình kế toán được thiết kế tốt phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm soát gồm thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ, đúng đắn; các hoạt động xét duyệt đầy đủ này thực xự xảy ra; tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ, chính xác; an toàn cho tất cả các tài sản, thông tin và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động bộ phận chức năng, đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu năng (Thái Phúc Huy, 2012).

Rủi ro thường gặp nhất trong chu trình chi phí của doanh nghiệp là các gian lận. Những gian lận thường gặp trong quá chu trình chi phí bao gồm: chọn nhà cung cấp với giá cả không hợp lý; trộm cắp, biển thủ hàng; ngụy tạo chứng từ xuất hàng; thanh toán khống, thanh toán sai; xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho; gian lận trong kiểm kê hàng hóa. Để giảm thiểu những gian lận này, thủ tục kiểm soát bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể. Kiểm soát chung trên các phương diện phân chia trách nhiệm, kiểm soát xử lý thông tin và kiểm tra độc lập. Kiểm soát cụ thể trên phương diện kiểm soát các quá trình: mua hàng, nhận hàng, chấp nhận hóa đơn - theo dõi công nợ và thanh toán.

Kiểm soát chung

Hoạt động kiểm soát chung nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu và chương trình trong chu trình chi phí tránh các các rủi ro như mất dữ liệu, sửa đổi dữ liệu hoặc rò rỉ thông tin. Kiểm soát chung được thực hiện trên các phương diện, gồm: phân chia trách nhiệm, kiểm soát xử lý thông tin và kiểm tra độc lập.

Phân chia trách nhiệm là việc phân công công việc trên nguyên tắc người thực hiện hoạt động kinh doanh không thực hiện các nghiệp vụ kế toán và không bảo quản tài sản. Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, cần tách biệt các chức năng mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán. Theo đó, đơn vị cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận khác; chức năng xét duyệt mua hàng cần tách biệt với chức năng mua hàng; chức năng lựa chọn nhà cung cấp cần độc lập với chức năng mua hàng; bộ phận mua hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng và kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. Công việc này cần dựa theo nguyên tắc người khai báo dữ liệu, nên tách biệt với người nhập dữ liệu. Cần phân quyền sử dụng phần mềm có mật khẩu riêng cho từng nhân viên để truy cập theo giới hạn công việc được giao. Ngoài ra, cần thiết lập mật khẩu cho toàn bộ hệ thống thông tin để tránh sự truy cập trái phép vào hệ thống. Công tác đánh giá việc kiểm soát quyền truy cập cần được xem xét thường xuyên thông qua lịch sử truy cập trong phần mềm và các tập tin “log in”, “log out”. Để phòng ngừa việc mất dữ liệu, đơn vị cần thường xuyên sao lưu dữ liệu, thiết lập hệ thống sao lưu tự động thường xuyên. Nơi chứa dữ liệu sao lưu cần an toàn và dễ dàng truy xuất lại dữ liệu khi cần. Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát nhập liệu cần được xây dựng phù hợp để đảm bảo đầy đủ và chính xác của dữ liệu nhập vào hệ thống, gồm: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ, kiểm tra các vũng dữ liệu cần lập có đầy đủ thông tin và thông tin được nhập là chính xác. Đối với chứng từ sổ sách, cần đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu chi…). Các biểu mẫu chứng từ sổ sách cần rõ ràng, có ghi số tham chiếu để có thể dễ dàng kiểm tra và truy xuất chứng từ khi cần. Phiếu nhập kho phải được lập dựa trên đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng. Các khoản mua hàng cần được ghi nhận kịp thời vào hệ thống để theo dõi các khoản nợ phải trả và thanh toán.

Hoạt động kiểm tra độc lập. Hoạt động này cũng cần được thực hiện để kiểm soát chu trình chi phí. Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người được kiểm tra, chẳng hạn như: một nhân viên khác sẽ đối chiếu số lượng hàng thực nhận so với phiếu nhập kho hay một nhân viên khác thực hiện kiểm tra việc lập đề nghị thanh toán so với các đề xuất mua hàng, kiểm tra phiếu chi tiền so với đề nghị thanh toán; kiểm tra chữ ký người nhận tiền… Hoạt động này nhằm nâng cao ý thức tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các bộ phận và cá nhân trong đơn vị.

Kiểm soát ứng dụng

Để có thể kiểm soát chu trình chi phí, thì việc nhận định được các gian lận trong từng hoạt động trong chu trình là cơ sở để thực hiện kiểm soát và việc việc kiểm soát cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát như sau:

Đối với hoạt động đặt hàng. Các yêu cầu đối với nghiệp vụ mua hàng bao gồm: mua đúng; mua đủ và mua kịp thời. Các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động mua hàng, bao gồm: đặt hàng thừa/thiếu so với nhu cầu, mua hàng với chất lượng không đảm bảo, mua hàng với giá cao hoặc mua hàng chậm so với tiến độ mà đơn vị yêu cầu. Để kiểm soát hoạt động mua hàng, thì các thủ tục kiểm soát cần thực hiện bao gồm:

- Tất cả các hoạt động mua hàng đều phải xuất phát từ giấy đề nghị mua hàng có đầy đủ thông tin đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu, đúng số lượng đồng thời thông qua giấy đề nghị mua hàng đơn vị có thể xác định được trách nhiệm của những cá nhân liên quan khi có sự cố xảy ra. Ngoài ra, để hoạt động mua hàng đáp ứng được mục tiêu kiểm soát, thì đơn vị cần xây dựng và thường xuyên cập nhật danh mục giá cả hàng hóa làm căn cứ để đối chiếu trong quá trình mua hàng.

- Sau khi nhận giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu, bộ phận phụ trách mua hàng cần ước tính và xác định được thời gian hợp lý để mua hàng, tránh tình trạng hàng mua về kho quá sớm có thể làm giảm chất lượng hàng hóa, tăng chi phí lưu kho hoặc hàng về quá trễ làm ảnh hưởng đến khâu sản xuất hoặc thiếu hàng để bán. Để khắc phục tình trạng này, đơn vị cần xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp, quy trình xét duyệt đặt hàng, yêu cầu bảng báo giá từ nhiều nhà cung cấp và thường xuyên hoán đổi người mua hàng.

- Trong quá trình mua hàng sẽ tiềm ẩn rủi ro có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng với nhà cung cấp vì lợi ích cá nhân. Hoạt động này có thể dẫn đến đơn vị mua hàng với giá cao hoặc chất lượng hàng hóa không đảm bảo. Để kiểm soát hoạt động này, đơn vị cần tách biệt chức năng đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng và thanh toán. Mọi việc mua hàng nên giao cho bộ phận mua hàng thực hiện theo quy trình thống nhất của đơn vị.

Đối với hoạt động nhận hàng. Mục tiêu kiểm soát đối với hoạt động nhận hàng là nhận đúng, nhận đủ hàng đã đặt theo đơn đặt hàng/hợp đồng. Các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động nhận hàng là nhận thiếu số lượng, nhận hàng không đúng chất lượng hoặc nhận dư hàng… làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, chậm tiến độ sản xuất hoặc đơn vị phải cử nhân viên trả lại hàng. Do đó, để đảm bảo hoạt động nhận hàng tuân thủ mục tiêu kiểm soát, thì đơn vị cần phân chia trách nhiệm cho người mua hàng và người nhận hàng, xây dựng quy trình kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa, cử nhân sự trong bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần đối chiếu hàng hóa với các thông tin trên đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng.

Đối với hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ. Các sai sót có thể xảy ra với hoạt động này, bao gồm: quên ghi nhận khoản phải trả người bán làm sai lệch công nợ, ghi nhận hóa đơn khống dẫn đến biển thủ tiền hàng hay chậm trễ trong ghi nhận công nợ dẫn đến mất đi những khoản chiết khấu thanh toán hay chấp nhận hóa đơn sai các thông tin của đơn vị mua hàng dẫn đến bị loại khi quyết toán thuế… Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động này bao gồm: phân chia trách nhiệm giữa kế toán phải trả với với người mua hàng; rà soát kỹ các thông tin trên hóa đơn về thông tin người mua hàng, đối chiếu nội dung hóa đơn với đơn đặt hàng/hợp đồng trước khi chấp nhận hóa đơn nhằm đảm bảo thông tin về đơn vị và hàng hóa là chính xác; định kỳ lập bảng báo cáo công nợ và đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp nhằm đảm bảo công nợ là chính xác.

Đối với hoạt động thanh toán. Mục tiêu kiểm soát đối với hoạt động này là thanh toán đúng nhà cung cấp, thanh toán đủ và thanh toán kịp thời. Các sai sót có thể xảy ra đối với hoạt động thanh toán bao gồm thanh toán khống, thanh toán sai đơn vị hưởng, thanh toán sai số tiền, thanh toán chậm, thanh toán trùng... Thủ tục kiểm soát gồm phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ với kế toán thanh toán, lập thủ tục thanh toán dựa trên chứng từ gốc (đặt hàng và nhận hàng) và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi thanh toán, thực hiện thanh toán công nợ theo tháng; theo dõi các hóa đơn đã thanh toán nhằm kiểm soát việc thanh toán hóa đơn khống/trùng và thanh toán chậm; tăng cường thanh toán qua ngân hàng, theo dõi thời hạn thanh toán để kịp thời có kế hoạch thanh toán phù hợp và hưởng chiết khấu nếu có.

KẾT LUẬN

Chu trình chi phí đánh giá hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp và cũng là điều kiện quan trọng để giúp doanh nghiệp duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, việc xây dựng và vận hành KSNB chu trình chi phí có hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Chu trình chi phí được kiểm soát hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và từ đó có thể mua hàng kịp thời với giá cả hợp lý, đảm bảo sự liên tục trong sản xuất, kinh doanh, không bị tổn thất tài sản, thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp… Muốn vậy, các nhà quản trị cần đưa ra các chính sách, thủ tục thích hợp và các biện pháp kiểm soát người thực thi các thủ tục chính sách đó một cách tốt nhất./.

Trần Thị Tuyết Linh - Trường Đại học Công nghiệp thực phẩm TP. Hồ Chí Minh

Nguyễn Thị Duyên - Trường Đại học Thủ Dầu Một (Theo Tạp chí Kinh tế và Dự báo, số 20, tháng 7/2023)

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Tài chính (2012), Chuẩn mực số 315: Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị.

2. COSO (2013), Internal Control - Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission.

3. Nguyễn Bích Liên, Nguyễn Phước Bảo Ấn, Bùi Quang Hùng, Phan Thị Bảo Quyên, Trần Thanh Thúy (2015), Hệ thống thông tin kế toán, Nxb Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.

4. Nguyễn Mạnh Toàn (2011), Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, Tạp chí Kế toán & Kiểm toán, số tháng 5/2011.

5. Quốc hội (2015), Luật Kế toán, số 88/2015/QH13, ngày 20/11/2015.

6. Thái Phúc Huy (2012). Hệ thống thông tin kế toán tập 2, Nxb Phương Đông.